Als DGA met personeelsleden bent u verantwoordelijk voor de juiste toepassing van loonheffingen en de werkkostenregeling (WKR). Beide systemen bevatten strikte regels en worden regelmatig gecontroleerd. Een fout kan leiden tot naheffingen, rente en zelfs boetes. In dit artikel leest u hoe u binnen de wettelijke kaders optimaal gebruikmaakt van fiscale mogelijkheden.

Wat valt onder loonheffingen

Loonheffingen bestaan uit:

  • loonbelasting
  • premies volksverzekeringen
  • premies werknemersverzekeringen (indien van toepassing)
  • inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering

Uw BV houdt deze heffingen in op loon van werknemers en draagt deze af aan de Belastingdienst. Voor DGA’s gelden soms afwijkende regels, afhankelijk van het verzekeringsstelsel.

Werkkostenregeling uitgelegd

De WKR bepaalt wat u aan medewerkers mag vergoeden of verstrekken zonder dat hierover loonheffingen verschuldigd zijn. Alle vergoedingen en verstrekkingen vallen in principe in de WKR, tenzij een gerichte vrijstelling van toepassing is.

Onder de WKR zijn er drie categorieën:

  • vrije ruimte
  • gerichte vrijstellingen
  • intermediaire kosten

De juiste indeling voorkomt belastingheffing achteraf.

Vrije ruimte: hoeveel mag u besteden

De vrije ruimte is het bedrag dat u onbelast mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. De hoogte daarvan wordt jaarlijks vastgesteld en bestaat uit een percentage van de fiscale loonsom.

Wordt de vrije ruimte overschreden? Dan betaalt de werkgever een eindheffing.

Het is dus noodzakelijk om vergoedingen tijdig in kaart te brengen, vooral richting het einde van het jaar.

Gerichte vrijstellingen

Bepaalde kosten zijn volledig vrijgesteld van loonheffing als aan de voorwaarden wordt voldaan. Belangrijke voorbeelden:

  • zakelijke reiskosten op basis van werkelijk gemaakte kilometers
  • cursussen en opleidingen gericht op huidige of toekomstige functie
  • arbovoorzieningen die voortvloeien uit arbeidsomstandighedenbeleid
  • verhuiskosten bij zakelijke noodzaak
  • zakelijke kosten van thuiswerken volgens actuele richtlijnen

Door optimaal gebruik te maken van deze vrijstellingen wordt de vrije ruimte ontlast.

Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die de medewerker voor de werkgever voorschiet. Denk aan:

  • betaald parkeren tijdens een zakelijke afspraak
  • aanschaf materialen voor de organisatie
  • relatiegeschenken namens de BV

Intermediaire kosten vallen niet in de WKR en hebben dus geen invloed op de vrije ruimte, mits goed vastgelegd.

DGA’s en de WKR

Voor DGA’s geldt:

  • de WKR mag ook worden gebruikt voor vergoedingen aan uzelf als u werknemer bent van de BV
  • voorwaarden voor zakelijkheid moeten altijd aantoonbaar zijn
  • ook kleine fouten kunnen leiden tot belaste voordelen

Met name bij gemengd gebruik van bedrijfsmiddelen (auto, telefoons, laptops) moet correct worden geregistreerd hoeveel privévoordeel er is.

Controle en administratie

Een goede administratie is doorslaggevend bij controle. Zorg voor:

  • volledige en tijdige registratie van vergoedingen en verstrekkingen
  • bewijslast voor zakelijk gebruik
  • duidelijke afstemming met de salarisadministratie
  • inzicht in de besteding van de vrije ruimte gedurende het jaar

Een tussentijdse WKR-check kan financiële verrassingen voorkomen.

Veelvoorkomende fouten en risico’s

De Belastingdienst controleert met name op:

  • verkeerd indelen van kosten onder vrije ruimte of vrijstelling
  • privévoordeel zonder correctie
  • fouten bij bedrijfsuitjes en personeelsfeesten
  • vergoedingen die geen zakelijk karakter hebben
  • te late correctie van overschrijding van de vrije ruimte

De eindheffing bij overschrijding kan aanzienlijk oplopen en drukt direct op de winst van uw onderneming.

Voor DGA’s met personeel biedt de WKR ruimte voor aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, maar vraagt de regeling ook om nauwkeurigheid. Door goed onderscheid te maken tussen vrije ruimte, vrijstellingen en intermediaire kosten én tijdig te rapporteren, voorkomt u naheffingen bij controle.

Een WKR-specialist of uw accountant kan helpen om regelingen optimaal te benutten en risico’s te beperken, zodat u fiscaal verantwoord aantrekkelijk werkgeverschap kunt bieden.

Tekst: Anneke van der Heide