Als je klant te laat betaalt, wil je snel doorpakken zonder dat er een welles-nietes ontstaat over wat er nou precies mag. Incassokosten zijn vaak het discussiepunt, niet omdat je klant per se dwarsligt, maar omdat regels regelmatig anders worden uitgelegd. Als jij je berekening én je onderbouwing strak houdt, blijft het gesprek feitelijk in plaats van emotioneel.

Wil je je berekening even toetsen aan de wettelijke systematiek? Dan kun je een neutrale rekentool gebruiken zoals Incassokosten berekenen. Gebruik dat vooral als check, niet als vervanging van je eigen dossier en afspraken.

Begin bij de basis: wat zijn buitengerechtelijke incassokosten (BIK)?

Buitengerechtelijke incassokosten (BIK) zijn de wettelijke kosten die je mag rekenen voor incassohandelingen buiten de rechter om. Denk aan aanmaningen sturen of een partij inschakelen die buitengerechtelijk probeert te innen. Het zijn dus geen proceskosten en ook geen zelfbedachte administratiekosten.

Het belangrijkste voor jou als ondernemer: incassokosten berekenen doe je volgens vaste regels. Dat maakt het objectief, maar alleen als jij ook kunt laten zien dat je de juiste stappen hebt gezet. Als je stappen overslaat of je bewijs rommelig is, gaat de discussie ineens over jouw proces in plaats van over de openstaande factuur.

Incassokosten berekenen over de hoofdsom (excl. rente en kosten)

Hier gaat het vaak mis: je berekent incassokosten over de hoofdsom van de openstaande vordering. Dus niet over rente, niet over eerder opgevoerde kosten en ook niet over een totaalbedrag dat je zelf bij elkaar optelt op een herinnering. Als je dit consequent goed doet, haal je meteen een groot deel van de discussie weg.

De staffel (WIK): zo voorkom je rekenfouten en gedoe

De incassokostenstaffel (WIK) werkt met schijven. Je rekent dus met een percentage per schijf, niet met één percentage over het hele bedrag. En precies daar ontstaat vaak gedoe: als jij één percentage pakt, kan je klant makkelijk aantonen dat je berekening niet klopt.

In veel situaties geldt ook een ondergrens: minimumincassokosten van € 40. Zie dat niet als een standaardbedrag dat je altijd kunt pakken. Het minimum is pas stevig als je ook aan de voorwaarden voldoet en je proces klopt.

Rond af zoals je klant het ook verwacht

Afronding kan onnodig irritatie opleveren. Rond daarom consistent af op centen en vermijd afrondingen die “toevallig” altijd naar boven uitkomen. Hoe strakker je cijfers, hoe minder ruimte je klant heeft om te blijven prikken.

De 14-dagenbrief (WIK-brief): zonder deze stap sta je zwak

Bij consumenten is de 14-dagenbrief (WIK-brief) cruciaal. Zonder een correcte brief kun je de wettelijke incassokosten vaak niet afdwingen, zelfs als je berekening inhoudelijk klopt. Die brief moet formeel kloppen: een duidelijke waarschuwing, de juiste termijn en het bedrag aan incassokosten dat verschuldigd wordt als betaling uitblijft.

Maak het jezelf makkelijk door alles vast te leggen: wanneer je de brief verstuurt, welke termijn je geeft en welk bedrag je aankondigt. Als je klant dan toch discussie zoekt, hoef jij niet te overtuigen op gevoel, maar kun je terugvallen op feiten.

Maak je communicatie discussie-proof met transparantie en dossierdiscipline

Incassokosten berekenen is één ding; zorgen dat je klant het ook snapt en accepteert is iets anders. Als je vooraf helder bent over betaaltermijnen, herinneringen en de gevolgen van te laat betalen, voelt het minder als een verrassing en meer als een logisch gevolg.

Houd daarom één vaste lijn aan: je factuurvoorwaarden kloppen, je herinneringen zijn consistent, bedragen zijn herleidbaar en je berekening is gebaseerd op de juiste grondslag. Dan wordt incasso geen onderhandeling, maar een zakelijke afwikkeling die je cashflow beschermt.