7 tips om beter op de werkvloer te communiceren

We werken steeds internationaler. Tijdens video meetings komen de deelnemers uit alle delen van de wereld en spreken we Engels. Maar, we hebben wel allemaal een verschillende culturele achtergrond. Dat betekent dat je goed op moet letten wat je zegt tegen wie en hoe je iets zegt. Voor je weet, trap je onbedoeld op iemands tenen.

Deal met cultuurverschillen

In onze westerse cultuur is het gebruikelijk nogal recht voor z’n raap te zijn. Dat is in China wel anders. Nederlanders hechten wat minder waarde aan hiërarchie, in tegenstelling tot Duitsers. In veel oosterse culturen zegt men niet graag direct ‘nee’ tegen een voorstel. Ook al vindt men het eigenlijk niet zo’n goed idee.

De kunst is dus om je bewust te zijn van die culturele verschillen. Zodat je ermee kunt dealen. Je wilt immers misverstanden voorkomen die je werk kunnen bemoeilijken. Hoe zorg je er nu voor dat buitenlandse collega’s zich op hun gemak voelen tijdens jullie contacten?
We geven je zeven tips om succesvol te kunnen communiceren met je buitenlandse collega’s.

1. Bereid je goed voor

Verdiep je vooraf in de voornaamste zakelijke gewoontes en gebruiken van je buitenlandse collega’s. Zo verwachten Italiaanse medewerkers dat je jezelf representatief kleedt. Japanners vermijden het liefst de getallen 4 en 9 omdat deze een negatieve lading hebben. Duitse collega’s spreek je zeker niet met hun voornaam aan.

2. Houd het formeel

Misschien kom je af en toe in de verleiding om er wat trendy woorden of uitdrukkingen uit te gooien. Goed bedoeld, maar je loopt wel een risico. De kans is groot dat informeel taalgebruik niet door iedereen wordt begrepen. Of dat je zelfs mensen beledigt. Houd de conversatie liever formeel. De werkvloer is nu eenmaal niet de meest geschikte plek om ‘cool’ over te willen komen.

3. Praat duidelijk en langzaam

Spreek wat langzamer dan je normaal zou doen. Maar niet te langzaam, en articuleer zo duidelijk mogelijk. Vermijd lange zinnen en bijzinnen en laat af en toe een korte stilte vallen. Hierdoor krijgen anderen de gelegenheid om jouw woorden op te nemen. Vind je dat andere gespreksdeelnemers te snel praten? Vraag dan of zij hetzelfde willen doen.

4. Vermijd gesloten vragen

In India en Japan is ‘nee’ als antwoord meestal geen optie. Daarom zal je op een gesloten vraag altijd ‘ja’ als antwoord krijgen. Houd het liever bij open vragen. Hiermee moedig je creatievere antwoorden aan. Wie weet krijg je zelfs oplossingen aangereikt waar je zelf nog niet aan had gedacht.  

5. Wees voorzichtig met humor

Het zal niet voor het eerst zijn dat een slecht gevallen grap alsnog een zakendeal of samenwerking laat afketsen. De culturele achtergrond is enorm bepalend voor het gevoel voor humor. Houd de grappen die je thuis maakt dus liever voor je op de werkvloer. Waarom zou je het risico nemen?

6. Houd rekening met elkaar

Denk er bij het maken van een afspraak aan dat je buitenlandse collega’s vanuit andere tijdzones kunnen werken. Of vrij willen zijn op voor ons normale werkdagen omdat ze de feestdagen in hun land willen vieren.

7. Wees behulpzaam en attent

Behandel iedere deelnemer met respect, communiceer zo duidelijk mogelijk en moedig zo nodig aan. Om zo effectief mogelijk met elkaar te kunnen communiceren, is het noodzakelijk dat iedereen zich op zijn of haar gemak gaat voelen. Een basisvoorwaarde om een teamgevoel te laten ontstaan en gezamenlijk de gewenste resultaten te gaan boeken.

Wanneer je deze tips opvolgt, komt het beslist goed met die interculturele communicatie op jouw werkvloer. Succes!

Telefoneer, e-mail en houd je regelmatig business meetings in het Engels? Twijfel je eraan of je Engels wel goed genoeg is of dat je je gesprekspartner wel altijd goed begrijpt? Voorkom taal- en cultuurproblemen met een gerichte training of workshop zakelijk Engels van Lexicon.

www.lexicon.nl

Interessant artikel? Deel het: