Bij het organiseren van een evenement komen er veel zaken kijken. Je moet overzicht zien te houden en tegelijkertijd aandacht besteden aan allerlei details. Organisatie kost energie, maar levert ook veel moois op. Enthousiaste bezoekers, tevreden sprekers en mooie berichten: daar doe je het voor. Maar hoe organiseer je een geslaagd evenement? Hieronder geven wij drie tips.

1# Bepaal je doelgroep

Voordat je begint met het regelen, moet je je bewust wezen van het doel van je evenement en voor wie je het organiseert. Dit lijkt natuurlijk vanzelfsprekend, maar toch bespaart het je veel tijd en moeite bij de uitvoering. Ga je voor een jong publiek of juist 50-plussers? Dit heeft invloed op de locatie, decoratie, catering, marketing en andere cruciale zaken.

2# Organiseren is communiceren

Communicatie, dat is waar het om draait bij het organiseren van een evenement. Denk aan contacten met je bezoekers en sprekers, maar ook de exploitant van de locatie, gemeente en sponsoren. Vergeet ook de vrijwilligers niet. Duidelijke communicatie is erg belangrijk voor een soepel verlopend evenement. Een communicatieplan zorgt ervoor dat je op tijd communiceert met de juiste betrokkenen.

3# Leg je programma op tijd vast

Zorg ervoor dat je het programma tijdig en nauwkeurig hebt vastgesteld. Daar hangen verschillende zaken en vaak kosten vanaf:
- Wil je een spreker? Waar vind je die?
- Wat is een geschikte locatie?
- Wat is er aan muziek, activiteiten en ander entertainment nodig?
- Wat moet er aan content worden vastgelegd?

Bedenk ook of er een dagvoorzitter nodig is. Wanneer je kiest voor een dagvoorzitter wil je deze in je programma verwerken. Zodra het programma is vastgelegd, wordt deze via meerdere kanalen gedeeld. De dagvoorzitter wordt dan vermeld op de website, uitnodigingen en programmaboekjes. Dit wil je niet in een later stadium nog doen.

Dat je aan van alles moet denken, is nu vast wel duidelijk. Maar we hebben het nog niet gehad over de bereikbaarheid van je locatie, parkeermogelijkheid, vergunningen en verzekeringen.

We kunnen je natuurlijk nog veel meer tips geven, maar wat is nu juist écht de kunst? Dat is als organisator overzicht te kunnen houden en de focus te leggen op zaken die echt belangrijk zijn.

Interessant artikel? Deel het: