De stille kosten van disfunctionerende medewerkers – en wat je eraan kunt doen

9 mei 2025 11:21

• Personeel & organisatiemanagement

Een medewerker die steeds te laat is, fouten maakt of taken half oplevert, hoeft niet meteen ziek gemeld of ontslagen te worden. Maar ondertussen kost het je wél geld. Veel ondernemers hebben ermee te maken: medewerkers die structureel onderpresteren, maar bij wie de grens tussen 'vervelend' en 'onacceptabel' niet altijd duidelijk is. In dit artikel laten we zien wat de stille kosten zijn van disfunctionerende medewerkers en – belangrijker nog – wat je daaraan kunt doen.

Wat is disfunctioneren eigenlijk?

Disfunctioneren is geen ziekte of arbeidsconflict. Het gaat om medewerkers die structureel niet voldoen aan de verwachtingen in hun functie, ondanks begeleiding of feedback. Denk aan:

• Regelmatig fouten maken
• Afspraken niet nakomen
• Weinig inzet tonen
• Slechte samenwerking met collega’s
• Onvoldoende resultaat boeken ondanks duidelijke doelen

Let op: disfunctioneren is iets anders dan incidenteel falen of een tijdelijke dip. Het gaat om gedrag of prestaties die langdurig ondermaats zijn.

De verborgen kosten stapelen zich op

Veel ondernemers denken: “Ach, laat maar even zitten, het is gedoe om het aan te pakken.” Maar dat is precies waar het misgaat. Want een disfunctionerende medewerker heeft impact op:

1. Tijd

Hoeveel uur ben jij of zijn collega’s kwijt aan bijsturen, overleggen of fouten herstellen? Tijd die niet naar klanten of groei gaat.

2. Teamdynamiek

Collega’s kunnen gefrustreerd raken of demotiveren als ze steeds ‘de kastanjes uit het vuur moeten halen’ voor iemand die zijn werk niet doet. Dat ondermijnt de werksfeer én het moreel.

3. Reputatie

Bij klantgerichte functies kunnen fouten of nalatigheid direct schade aan je reputatie veroorzaken.

4. Geld

De loonkosten lopen door, maar de output is laag. En vervanging of inwerken kost extra.

5. Risico’s

In sommige sectoren (denk aan techniek, zorg of logistiek) kan disfunctioneren zelfs leiden tot veiligheidsproblemen.

Waarom ondernemers het lastig vinden om in te grijpen

Veel mkb-ondernemers zijn loyaal. Ze kennen hun personeel goed en willen geen harde maatregelen nemen. Bovendien kost het tijd en energie om een verbetertraject op te starten – en dat komt bovenop de dagelijkse drukte.

Toch is niets doen op de lange termijn vaak kostbaarder dan actie ondernemen.

Zo pak je het professioneel én menselijk aan

1. Documenteer vanaf het begin

Houd een overzicht bij van de signalen en gesprekken. Dit is niet alleen nuttig voor jezelf, maar ook cruciaal als je ooit formele stappen moet zetten.

2. Voer een goed gesprek

Gebruik een beoordelings- of functioneringsgesprek om eerlijk, maar constructief te zijn. Benoem gedrag, gevolgen en verwachtingen. Vraag ook naar hun kant van het verhaal.

3. Maak een verbeterplan

Werk samen aan concrete doelen en een realistische termijn (bijvoorbeeld 6 tot 12 weken). Leg dit schriftelijk vast en plan tussentijdse evaluaties in.

4. Bied ondersteuning aan

Denk aan coaching, bijscholing of aanpassing van het takenpakket. Soms is iemand wél inzetbaar, maar niet op de juiste plek.

5. Wees duidelijk over de consequenties

Als verbetering uitblijft, moet je kunnen overgaan op herplaatsing, contractbeëindiging of een andere passende maatregel. Ook dit moet je vooraf helder communiceren.

Voorkomen is beter dan genezen

Je voorkomt veel gedoe door al bij het aannemen en inwerken van personeel duidelijke afspraken te maken. Zorg voor:

• Heldere functieprofielen
• Goede onboarding
• Regelmatige feedbackmomenten
• Een cultuur waarin aanspreken normaal is

En vooral: stuur op resultaat, niet alleen op aanwezigheid.

Een zakelijke én menselijke benadering

Het aanpakken van disfunctioneren is geen koude sanering. Het gaat erom dat je eerlijk durft te zijn, richting geeft en grenzen stelt. Dat is niet alleen beter voor jou als ondernemer, maar ook voor het team én de medewerker in kwestie. Vaak voelt die zelf ook dat het niet loopt – en is professionele begeleiding juist welkom.

Disfunctionerende medewerkers zijn niet het grootste probleem in je organisatie – zolang je maar handelt. Laat het niet sluimeren. Want hoe langer je wacht, hoe meer de stille kosten oplopen.

En onthoud: goed leiderschap zit niet in het negeren van problemen, maar in het zorgvuldig oplossen ervan.

Meer weten over personeelskwesties zoals deze?

Hét Ondernemersbelang deelt wekelijks inzichten voor mkb-ondernemers die grip willen houden op hun personeel én hun bedrijfsresultaten.

Interessant artikel? Deel het: