Veel mkb-ondernemingen laten kansen liggen op kostenbesparing doordat contracten te lang  ongewijzigd blijven. Leveranciers rekenen doorgaans automatisch indexaties, opslagkosten of aanvullende tarieven die niet altijd zakelijk noodzakelijk zijn. Met goed contractmanagement en een sterke leveranciersstrategie houdt u als DGA de uitgaven onder controle zonder concessies te doen aan kwaliteit.

Inkoop als strategisch middel

In veel bedrijven wordt inkoop gezien als ondersteunend, maar juist hier ligt vaak een groot aandeel van de kosten. Denk aan:

  • energie en huur
  • ICT-diensten en licenties
  • materialen en logistiek
  • onderhoud en servicecontracten

Wanneer u inkoop structureel meeneemt in uw financiële strategie, ontstaat ruimte voor betere marges en meer budget voor innovatie.

Het belang van contractmanagement

Contracten raken makkelijk uit zicht. Daardoor:

  • lopen contracten automatisch door tegen hogere tarieven
  • vervallen kortingen na eerste looptijd
  • stapelen aanvullende diensten zich op zonder evaluatie

Een centraal overzicht met:

  • start- en einddata van contracten
  • verplichtingen en indexatieclausules
  • annuleringsvoorwaarden

geeft u de kans om op het juiste moment te heronderhandelen of alternatieven te onderzoeken.

Verborgen kosten in leveranciersafspraken

Niet alle kosten staan duidelijk op de factuur. Voorbeelden:

  • opslag- of spoedkosten bij orders
  • additionele gebruiksmodules in software
  • vaste kosten voor service naast verbruik
  • prijsstijgingen zonder prestatieverbetering

Door periodiek te controleren wat daadwerkelijk wordt afgenomen, maakt u objectief zichtbaar wat u kunt schrappen.

Selectiecriteria voor de beste leverancier

De goedkoopste leverancier is zelden de beste keuze. Objectieve criteria helpen bij het vinden van de juiste partij, zoals:

  • betrouwbaarheid van leveringen
  • kwaliteit van producten of dienstverlening
  • totale kosten gedurende de looptijd
  • flexibiliteit bij wijzigingen
  • financiële stabiliteit van de leverancier

Door deze criteria vooraf vast te stellen voorkomt u discussies en teleurstellingen.

Onderhandelen zonder relatie te schaden

Een gezonde samenwerking vraagt om overleg, niet om druk. Een sterke onderhandelingspositie bouwt u op met:

  • inzicht in marktprijzen
  • alternatieven achter de hand
  • data over uw afnamevolume en betaalgedrag

Onderhandelen over bijvoorbeeld langere looptijd tegen betere prijzen kan win-win opleveren.

Grip houden tijdens de contractperiode

Kostenbeheersing stopt niet na de handtekening. Belangrijke acties:

  • kwartaalcontroles op facturen en afname
  • evaluaties van leveranciersprestaties
  • bespreken van verbeterkansen
  • actualiseren van contracten bij veranderde bedrijfsbehoefte

Zo voorkomt u dat afspraken verouderen en kosten langzaam omhoog kruipen.

Wanneer overstappen wél verstandig is

Overstappen levert alleen voordeel op als:

  • de totale kosten aantoonbaar lager zijn
  • de kwaliteit minimaal gelijk blijft
  • transitie geen verstoring veroorzaakt
  • de nieuwe leverancier beter aansluit op groei en innovatie

Een overstap kan strategisch slim zijn als uw bedrijf zich ontwikkelt en de huidige leverancier niet meegroeit.

Door actief contractmanagement en een doordachte leveranciersselectie bespaart uw BV structureel kosten zonder dat dit ten koste gaat van kwaliteit of continuïteit. Grip op afspraken betekent grip op financiële prestaties. Een accountant, financieel controller of inkoopspecialist kan u ondersteunen bij analyse en evaluatie, zodat u met zekerheid kiest voor de beste zakelijke partners.

Tekst: Anneke van der Heide