(C) Roel Dijkstra Fotografie / Foto: Robert Vos
Bunnik Rolf van Panhuis |Informatiemanager | BAM Concernhuisvesting.

BAM past AI en digitalisering gericht toe op plekken waar het de dagelijkse praktijk daadwerkelijk ondersteunt. Binnen de facilitair beheerorganisatie resulteert dit onder meer in het gebruik van slimme toepassingen binnen het FMIS-systeem Facilitor.

Digitalisering als structureel onderdeel van de organisatie

Als internationaal opererende bouwer is BAM in vele sectoren actief: van infrastructurele werken tot woningbouw, onderhoud en vastgoedbeheer. Digitalisering speelt daarbij een steeds belangrijkere rol, vertelt Rolf van Panhuis, informatiemanager binnen BAM Huisvesting. “Wij beheren 24 grotere kantoorlocaties van BAM in Nederland. Op die locaties lopen veel processen, van toegangscontrole tot meldingen en reserveringen. Daarbinnen proberen wij continu te kijken waar slimme digitale toepassingen de dienstverlening kunnen versterken.”

In de facilitaire organisatie is digitalisering geen doel op zich, maar een structureel thema binnen de bredere strategische koers. “De insteek is telkens: waar kan digitalisering bijdragen aan het verbeteren van processen, het verhogen van voorspelbaarheid en het verminderen van frictie voor medewerkers of leveranciers?”

Toepassing van AI binnen facilitair beheer

Binnen de facilitaire afdeling speelt het FMIS-systeem een centrale rol. BAM Huisvesting werkt hiervoor met Facilitor. “Facilitor ondersteunt ons bij meldingen, reserveringen en vastgoedbeheer. Eigenlijk alles wat operationeel loopt,” aldus Rolf. Sinds kort maakt BAM daarbij ook gebruik van AI-functionaliteiten binnen het systeem.

Een concreet voorbeeld is het automatisch genereren van onderwerpregels bij meldingen. Waar gebruikers voorheen verplicht zelf een titel en omschrijving moesten invullen, stelt de AI nu automatisch een onderwerp voor op basis van de omschrijving. “Dat levert pakkendere titels op die beter samenvatten wat de melding inhoudt. Het verlaagt de drempel voor gebruikers én het helpt ons op termijn bij het analyseren van meldingen,” licht Rolf toe.

Daarnaast wordt AI ingezet bij het voorstellen van afmeldteksten, gebaseerd op de afwikkeling van een melding. “Ook daar helpt het om consistentie en snelheid in het proces te brengen. We zijn wel bewust gestopt met het automatisch opstellen van opdrachtteksten richting leveranciers. Daar kwam feedback op dat het te direct en weinig empathisch overkwam. We willen daarin een balans vinden.”

Je wilt je mensen ontzorgen en tegelijkertijd de kwaliteit van processen verbeteren.

Lerende aanpak: technologie ondersteunen met communicatie

De ervaring met AI onderstreept voor BAM Huisvesting het belang van een lerende en stapsgewijze benadering. “AI is geen wondermiddel. Het moet gevoed worden en goed worden ingericht. En we moeten collega’s meenemen in wat het doet. Alleen dan kun je daadwerkelijk waarde realiseren,” zegt Rolf.

De organisatie kijkt ook al vooruit. De wens bestaat om op termijn met behulp van AI een chatbot-achtige functie toe te voegen, waarmee gebruikers sneller antwoord kunnen krijgen op standaardvragen. “Dat kan een mooie aanvulling zijn, mits het op een betrouwbare manier werkt.”

AI in de bouw: ook buiten het kantoor zichtbaar

Hoewel Rolf zelf binnen de kantoororganisatie werkzaam is, ziet hij dat ook op bouwplaatsen AI zijn intrede doet. “Bij woningrenovaties wordt bijvoorbeeld met drones gewerkt die beelden maken. Die beelden worden met AI geanalyseerd, zodat je kunt berekenen hoeveel ramen er vervangen moeten worden of hoeveel vierkante meters dakoppervlak er is. Dat helpt enorm bij het plannen en begroten van werkzaamheden.”

Samen vooruit met slimme ondersteuning

De inzet van Facilitor en AI sluit aan bij BAM’s bredere visie op digitalisering: gericht inzetten waar het daadwerkelijk iets toevoegt. Rolf vat het treffend samen: “Je wilt je mensen ontzorgen en tegelijkertijd de kwaliteit van processen verbeteren. Dat vraagt om slimme tools, maar ook om realisme en aandacht voor de mensen die ermee werken.”