Vertrek je voor de allereerste keer op zakenreis? Dan wordt dat vast een leerrijke belevenis, terwijl het in de tussentijd toch gewoon vooral spannend is. Een goede voorbereiding kan echter voor gemoedsrust zorgen. Daarom ook enkele handige adviezen om van de zakenreis een succes te maken.

# 1. Bepaal vooraf de onderhandelingsmarge

Op zakenreis knoop je niet alleen relaties aan, maar zal je bovendien ook omzet moeten genereren. Het is niet onlogisch dat daaraan onderhandelingen voorafgaan, zeker indien je in pakweg Zuid-Korea terechtkomt waar ze houden van vergaderen en overleggen. Zorg dan ook dat je vooraf, althans voor jezelf, duidelijkheid hebt over de onderhandelingsmarge. Weet welke toegevingen je kan doen en voorkom in elk geval dat je nog even moet bellen naar de boekhouder of lokale verkoper om een en ander te bespreken. Op zakenreis moet jij de beslissingsbevoegdheid hebben, dus win vooraf advies in bij de verschillende actoren in en rond je bedrijf.

# 2. Neem de juiste dingen mee

Neem eerst en vooral niet al te veel bagage mee en zorg ervoor dat alles in één koffer past. In het beste geval gaat het om een grote koffer die je als handbagage mee mag nemen, zo verlies je geen tijd aan de bagageband. Moet je nog een koffer kopen, kies dan uiteraard voor een koffer met wieltjes. Daarin neem je niet al te veel spulletjes mee. Het is nu eenmaal geen toeristische trip. Wat niet mag ontbreken? De nodige geprinte documentatie, voor als er ter plekke geen internet is. Ook een kopie van je identiteitskaart, paspoort en alle andere reisdocumenten bewaar je best in jouw koffer.

# 3. Zorg voor een goede reisverzekering

Heb je privé al een reisverzekering? Dan zullen de polisvoorwaarden steeds aangeven dat het alleen ongevallen tijdens plezieruitjes dekt. Voor een zakenreis dien je dan ook een zakelijke reisverzekering te hebben. Je kan zo’n reisverzekering afsluiten voor deze ene trip, maar er zijn ook

reisverzekeringen die je het hele jaar door beschermen. Die zijn natuurlijk wel fors duurder, dus maak vooraf de afweging hoe vaak zo’n verzekering van pas kan komen.

# 4. Maak vooraf een tijdsschema

Wanneer je in Nederland niet meteen tot een akkoord komt, kan je het thema heus wel enkele dagen laten rusten. Maar tijdens een zakenreis moet alles snel gaan, want voor je het weet zit je weer op het vliegtuig naar Nederland. Maak daarom vooraf een planning op en koppel aan elk aspect daarvan een aantal doelstellingen. Voorzie ook voldoende ruimte tussen de verschillende afspraken, want de praktijk leert dat er altijd wel iets misgaat.

# 5. Investeer in relaties

Je hebt misschien wel al mailtjes uitgewisseld of zelfs getelefoneerd met de lokale contactpersonen, maar echt contact is natuurlijk nog iets anders. Laat een onuitwisbare indruk na en investeer tijdens je zakenreis ook in je zakenrelaties. Neem een cadeautje mee uit Nederland, ga uit eten, wandel samen over de mooiste stranden van Curaçao of ga eens samen sporten. Die persoonlijke banden verstevigen de zakelijke relaties en houden langdurig stand.

Interessant artikel? Deel het: