Orde en structuur aanbrengen in je werkdag: het stappenplan

13 november 2020 12:12

Voor ondernemers is het belangrijk om op een gestructureerde wijze te werken. Op deze manier voorkom je dat een deadline vergeten wordt, dat je te laat reageert op een offerteaanvraag van een potentiële nieuwe klant, enzovoorts. Hoe breng je deze structuur aan in je werk? Naast het feit dat je tijdig dient te reageren op klanten en deadlines moet halen, wil je weten wat de vrije dagen zijn en wanneer je personeel jarig is. Het is immers wel zo leuk, wanneer je hier even bij stilstaat tijdens de werkdag. Het maakt dat een werknemer zich gewaardeerd voelt, wat zijn of haar motivatie ten goede komt. In dit artikel vind je een aantal handige tips, die hierbij van pas komen.

Zorg voor een kalender met vrije dagen en verjaardagen

Onmisbaar voor iedere ondernemer is een kalender! Je hebt op de gemiddelde werkdag al zoveel aan je hoofd, dat je vaak zal vergeten dat iemand jarig is of dat het een speciale feestdag is, op jaarkalender.nl vind je online alle feestdagen. Met een kalender weet je precies wat de vrije dagen zijn en wanneer ieder personeelslid een jaartje ouder wordt. Daarbij biedt de kalender je de kans om aan te geven wanneer personeelsleden op vakantie zijn, wanneer zij een dagje vrij nemen, enzovoorts. Het helpt je het overzicht te behouden! Kies je voor een papieren kalender, of maak je gebruik van een online variant?

Tip: er zijn verschillende online kalenders, waar de feestdagen voor dit jaar standaard in opgenomen zijn.

Werk met post-its aan de wand van je kantoor

Naast het gebruik van een kalender kan ook het gebruik van post-its, de bekende gele, rode en groene plakbriefjes, aan te raden zijn. De post-its kun je bijvoorbeeld op een centraal bord of bijvoorbeeld de wand van je kantoor hangen. Zo weet je precies waar momenteel aan wordt gewerkt, wat er nog gedaan moet worden en welke zaken in de afgelopen dagen afgerond zijn. Maak op deze wijze een weekplanning, die je aan het eind van de week evalueert. Zijn de zaken die je gepland had gelukt, of loop je ergens tegen vertraging aan?

In plaats van te werken met post-its aan de wand, zou je ook voor een online tool kunnen kiezen. Denk bijvoorbeeld aan tools als Trello en Jira. Het maakt het eenvoudig om de progressie in projecten bij te houden.

Ruim je werkplek aan het eind van de dag op

Het is verleidelijk om je werkplek aan het eind van de dag te laten voor wat het is. Morgen een nieuwe dag! Om gestructureerd te werken, is het verstandig om de werkplek aan het eind van de dag op te ruimen. Zo kom je een volgende dag niet terecht in de chaos van vandaag, maar begin je de dag met een frisse start. Het gebruik van postvakjes kan helpen om het bureau opgeruimd te houden. Taken die je nog moet doen leg je bovenop, afgeronde werkzaamheden in het onderste postvakje en taken die lopen in de middelste.

Tip: zorg dat je mailbox aan het eind van iedere week opgeruimd wordt. Werk hierbij op dezelfde wijze, met verschillende postvakken.

Interessant artikel? Deel het: