Hoe neem ik een ziekmelding aan? Een kwestie van respect en beleefd vragen

8 februari 2018 11:10

• Bedrijfsadvies

Een ziekmelding doet veel werkgevers in een kramp schieten: wat mag ik vragen en wat vooral niet? Maar door nauwkeurig om de hete brij van de privacy heen te lopen vergeet u misschien wel de informatie te vergaren die je echt nodig hebt. Een ziekmelding aannemen hoeft helemaal geen wandeling door een mijnenveld te zijn, mits u zich aan een paar praktische regels houdt.

Een ziekmelding is geen smalltalk. De werknemer belt met het doel te informeren; de werkgever moet dan ook de juiste informatie uit het gesprek halen. “Als direct leidinggevende ben je de casemanager en wil je uit het gesprek een aantal zaken te weten komen,” zegt Reinout Slee, van Bureau Werkwaarde. “Eerst en vooral wil je horen wanneer de werknemer denkt weer te gaan werken. Aan de hand daarvan vraag je of die bepaalde werkzaamheden aan collega’s kan overgedragen. Tenslotte wil je weten of er snel een bedrijfsarts moet worden ingeschakeld.”

Arbeidsconflict

Dat laatste houdt ook verband met de vraag of de ziekmelding het resultaat is van een verkeersongeval, dan wel een arbeidsongeval. “Maar ook als er sprake is van een arbeidsconflict. Normaals gesproken meldt je de zieke werknemer aan bij de arbodienst of de verzuimverzekeraar in de eerste week van het verzuim, maar bij een arbeidsconflict of –ongeval kun je dat beter direct de eerste dag doen”, raadt de arbeidsdeskundige aan.

De angst iets verkeerds te zeggen dat later tegen je kan worden gebruikt, dreigt het gesprek de allures van een rijexamen te geven. Dat hoeft helemaal niet, meent Reinout Slee. “Natuurlijk zijn er werknemers die het waarderen als je naar hun gezondheid informeert, evengoed als anderen daaraan juist géén behoefte hebben. Maar die informatie valt onder de privacy. Daarom kun je het beste al in het begin van het gesprek aangeven dat je er niet naar informeert, en dat dit geen desinteresse is maar simpelweg respect voor de wet. Je mag vervolgens wél vragen hoe de collega’s moeten worden geïnformeerd en of er sprake is van een no-riskpolis, bijvoorbeeld bij zwangerschap. Als je dan merkt dat de werknemer weerzin toont om daar antwoord op te geven, blijf dan niet aandringen en geeft aan dat je de arbodienst zal vragen contact met de werknemer op te nemen.”

Gespreksverslag

Wacht ook niet lang met het maken van een gespreksverslag, bestemd voor de Arbodienst. Dit moet volgens Reinout Slee de volgende elementen bevatten: “Allereerst zijn er feitelijke zaken, zoals de adres- en contactgegevens van de ziekgemelde werknemer, de naam van de casemanager en de functie en werkzaamheden van de zieke. Maar als je de verwachte verzuimduur meldt kun je beter ook de verzuimhistorie erbij geven. De arbodienst heeft ook belang bij informatie over het arbeidspatroon: het aantal uren per week dat er gewerkt wordt maar ook het ritme waarin, bijvoorbeeld als er sprake is van ploegendienst. De kwaliteit van het functioneren en de arbeidsrelatie geeft een indicatie over de werkverhouding, net zoals informatie over lopende en afgewezen verlofaanvragen. Geef tenslotte ook aan welke vervolgafspraken je tijdens de ziekmelding hebt gemaakt.“

Geen bochten wringen

Wie weet wat hij wel en niet mag vragen, hoeft zich niet in bochten te wringen tijdens een ziekmelding. Het gesprek zal er verrassend vlot door gaan verlopen en het verslag dat aan de hand ervan wordt geschreven zal alle elementen bevatten die van belang zijn. Wie de privacy van zijn werknemer respecteert, krijgt meestal alle informatie die hij nodig heeft.

Voor meer informatie bel naar 06 - 42 10 88 96 of mail naar reinout@werkwaarde.nl

Tekst: Jeroen Kuypers

Interessant artikel? Deel het: