Wat mag je als HR vastleggen over functioneren?

7 november 2025 13:59

• Personeel & organisatiemanagement

Een goed opgebouwd functioneringsdossier is voor HR even waardevol als kwetsbaar. Enerzijds vormt het de ruggengraat van ontwikkel- en verbetertrajecten, anderzijds ligt een overtreding van de AVG of een subjectieve notitie juridisch direct onder het vergrootglas.

Voor HR-professionals gaat het daarom niet meer om óf je verslaglegt, maar hoe je dat doet: zorgvuldig, feitelijk en met oog voor privacy.

Het juridische kader: noodzakelijkheid en proportionaliteit

De AVG bepaalt dat personeelsdossiers alleen informatie mogen bevatten die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst of goed werkgeverschap. Dat heet het noodzakelijkheidsbeginsel. Een functioneringsverslag moet dus aantoonbaar bijdragen aan het doel: prestatiebeoordeling, ontwikkeling of functioneren.

Daarnaast geldt het proportionaliteitsbeginsel: de informatie moet in verhouding staan tot dat doel. Een voorbeeld: vastleggen dat iemand “regelmatig te laat komt” is gerechtvaardigd, maar noteren dat “hij moeite heeft met vroeg opstaan” is al te subjectief.

Wat wél mag worden vastgelegd

Toegestane gegevens zijn feitelijk, controleerbaar en functiegerelateerd. Inhoudelijk betekent dat:

• Meetbare prestaties: resultaten, deadlines, projectoutput, foutenpercentages.
• Ontwikkelafspraken: cursussen, begeleiding, coaching, verbeteracties.
• Gedragsobservaties gekoppeld aan functiecompetenties: zoals klantgerichtheid, samenwerking of leiderschap.
• Concrete opvolging: welke acties zijn genomen, welke afspraken zijn gemaakt en wanneer wordt geëvalueerd.

Cruciaal is dat de formulering neutraal blijft. “Medewerker haalt deadlines niet” is feitelijk; “medewerker is ongemotiveerd” is een interpretatie.

Wat niet mag worden opgenomen

De grens is helder en hard:

• Gezondheidsinformatie mag uitsluitend door de bedrijfsarts worden geregistreerd. Zelfs als de medewerker zelf iets vertelt, mag HR dat niet noteren.
• Meningen of vermoedens (“lijkt overspannen”, “past niet in het team”) horen nergens thuis in een dossier.
• Niet-relevante privégegevens gezinssituatie, geloof, hobby’s, persoonlijke overtuigingen zijn verboden terrein.
• Audio- of videomateriaal mag alleen met expliciete, schriftelijke toestemming worden bewaard.

Deze categorieën vallen onder bijzondere persoonsgegevens en worden door de Autoriteit Persoonsgegevens extra streng beoordeeld.

Dossiervorming en bewaartermijnen

Een goed HR-beleid omvat ook vastgestelde bewaartermijnen. De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert als richtlijn:

• Functionerings- en beoordelingsverslagen: maximaal 2 jaar
• Verbetertrajecten: looptijd + 2 jaar
• Waarschuwingsbrieven: 2 jaar, tenzij aantoonbaar verbeterd
• Opleidingsgegevens: zolang relevant voor de functie

Daarna geldt de plicht tot verwijderen of anonimiseren. Wie dit niet borgt in beleid, riskeert bij een datacontrole een overtreding.

Verbetertrajecten: van documentatie naar bewijs

Zodra functioneren structureel tekortschiet, wordt vastlegging niet alleen nuttig, maar juridisch noodzakelijk.
Een goed verbetertraject bevat drie elementen:

1. Duidelijke, meetbare doelen
2. Ondersteuning en begeleiding
3. Tussentijdse evaluaties

De rechtspraak is hier eenduidig over: een ontslag wegens disfunctioneren is alleen geldig als blijkt dat de medewerker een reële kans heeft gehad om te verbeteren én dat dit zorgvuldig is gedocumenteerd.

Digitale HR-systemen en toegang

In digitale HR-systemen is controle over toegangsrechten cruciaal. Alleen degenen die functioneringsinformatie moeten verwerken (HR, direct leidinggevende, directie) mogen inzage hebben. Daarnaast geldt een informatieplicht: medewerkers moeten weten welke gegevens worden bewaard, waarom, en hoe ze inzage of correctie kunnen vragen.

Een korte vermelding in het personeelshandboek volstaat juridisch, mits duidelijk is welke gegevens worden verwerkt en met welk doel.

Schrijfstijl en toon: feitelijk, niet evaluatief

De grootste fout bij functioneringsverslagen is taalgebruik. Vermijd psychologische of emotionele kwalificaties. Gebruik korte, feitelijke formuleringen:

• “Haalt doelstelling klanttevredenheid niet (gemiddelde score 6,2 bij target 7,5).”
• “Heeft extra training time management gevolgd.”
• “Besproken: prioritering in klantcontact.”

Zo blijft het verslag juridisch sterk én bruikbaar voor opvolging.

Functioneringsdossiers zijn niet langer slechts administratief bewijs, maar strategisch HR-instrument. De kunst is balans: genoeg informatie om zorgvuldig te handelen, maar niet meer dan strikt noodzakelijk. Wie als HR-professional werkt vanuit noodzakelijkheid, proportionaliteit en transparantie, voldoet niet alleen aan de AVG, maar bouwt ook aan een volwassen organisatiecultuur waarin feedback, vertrouwen en ontwikkeling centraal staan.

Interessant artikel? Deel het: