Door: Nick Neesen, Sales Executive bij Descartes Systems Group

Voor veel Nederlandse ondernemers is internationale handel essentieel voor groei. Maar achter die kansen gaat een complex geheel schuil van douaneregels, tarieven en compliance-eisen. Die regels veranderen bovendien sneller dan ooit, onder invloed van geopolitieke spanningen, nieuwe sancties en de modernisering van Europese douanesystemen.

In de praktijk blijken veel bedrijven die dynamiek te onderschatten. Met als resultaat: onverwachte kosten, operationele vertragingen en in sommige gevallen boetes die kunnen oplopen tot in de miljoenen. Een overzicht van de belangrijkste structurele oorzaken.

Verkeerde indeling en gemiste handelsvoordelen kosten ondernemers geld

Een van de meest voorkomende oorzaken van onnodige kosten zit in de douanetechnische indeling van goederen. De goederencode bepaalt welk tarief bij invoer geldt. Toch blijkt deze classificatie in veel organisaties onvoldoende geborgd.

Het verschil tussen douanecodes kan aanzienlijk zijn. Twee producten die qua uiterlijk of toepassing sterk op elkaar lijken, kunnen onder verschillende douanecodes vallen met uiteenlopende invoerrechten. Het kan soms wel een paar procent schelen. Dit kan voor ondernemers structureel oplopen tot forse meerkosten, zeker voor bedrijven die regelmatig importeren.

Daar komt bij dat vrijhandelsakkoorden niet altijd worden benut. Bedrijven importeren soms jarenlang vanuit landen zonder preferentiële afspraken, terwijl een alternatief herkomstland binnen een handelsakkoord aanzienlijk lagere tarieven biedt. De douane wijst hier niet actief op; die verantwoordelijkheid ligt volledig bij de importeur.

Tarieven kunnen wijzigen tijdens transport

De aanname dat tarieven stabiel zijn, is achterhaald. Goederen uit Azië zijn vaak weken onderweg. In die periode kunnen invoertarieven veranderen door internationale spanningen, beleidswijzigingen of nieuwe afspraken tussen landen.

Het komt voor dat een ondernemer uitgaat van 5 procent invoerrechten bij vertrek, maar bij aankomst geconfronteerd wordt met een tarief van 10 procent. Zulke schommelingen hebben directe gevolgen voor de marge en concurrentiepositie.

Compliance wordt strenger en de risico’s groter

Naast kosten spelen juridische risico’s een steeds grotere rol. De modernisering van Europese douanesystemen stelt strengere eisen aan documentatie en procedures. Fouten kunnen leiden tot vertragingen, aanvullende inspecties of zelfs inbeslagname.

De geopolitieke context versterkt deze risico’s. Sanctieregimes worden regelmatig aangescherpt of uitgebreid, waardoor ondernemers verplicht zijn om klanten, leveranciers en andere handelspartners te screenen. Dat geldt voor vrijwel alle sectoren.

Nalatigheid kan fors worden bestraft. Alleen al de financiële instellingen die slechts de betalingen faciliteren tussen partijen die op sanctielijsten staan, kunnen al miljoenenboetes krijgen. Laat staan de financiële, reputatie- en operationele risico’s voor bedrijven zelf wanneer blijkt dat goederen of relaties niet correct zijn gecontroleerd.

Kansen voor ondernemers die grip krijgen op handelsdata

Ondanks de risico’s biedt een professionele inrichting van douane- en handelsprocessen juist strategische voordelen. Bedrijven die inzicht hebben in actuele tarieven, handelsovereenkomsten en risico’s per land, zijn beter in staat om kosten te beperken en alternatieve markten te onderzoeken.

Steeds meer organisaties zetten daarom automatiseringsoplossingen in die goederencodes controleren, wijzigingen in preferentiële tarieven signaleren en handelspartners screenen. AI-technologie vermindert bovendien het aantal false positives bij sanctiescreening, waardoor logistieke processen sneller en voorspelbaarder worden.

Juist voor MKB-ondernemers, die vaak geen gespecialiseerde douane- of complianceafdeling hebben, biedt een professionele, datagedreven aanpak grote voordelen. Wie inzicht heeft in actuele tarieven, handelsovereenkomsten en risico’s per land, kan veel bewuster sturen op kostenbeheersing en risicobeperking.