RFQmatch.com lanceert vandaag vijf nieuwe slimme manieren om offerteaanvragen (RFQ’s) op te stellen. Met deze functies kunnen organisaties snel en gestructureerd een aanvraag maken en sneller feedback en offertes ontvangen van zowel bekende als nieuwe leveranciers.

De nieuwe mogelijkheden:

  • Offerteaanvragen opstellen via een AI-assistent in chatvorm
  • Productlijsten (CSV) uploaden en automatisch omzetten in een offerteaanvraag
  • Keuze uit 355 branchespecifieke sjablonen
  • Eigen bedrijfssjablonen maken voor terugkerende inkoop
  • Documenten (TXT, DOCX, CSV, XLSX) uploaden en automatisch laten omzetten naar een offerteaanvraag

Vooral kleine en middelgrote bedrijven hebben vaak geen aparte inkoopafdeling. In de praktijk betekent dit veel handmatig werk: specificaties uitschrijven, gegevens kopiëren tussen spreadsheets of bestaande documenten opnieuw opmaken. RFQmatch.com wil dat proces eenvoudiger en sneller maken met vijf flexibele, geautomatiseerde oplossingen.

1. AI-assistent – een offerteaanvraag via chat

Organisaties kunnen hun inkoopbehoefte in gewone taal beschrijven. De AI-assistent zet dit gesprek direct om in een complete en gestructureerde offerteaanvraag.

Voorbeeld (horeca)
Een hotelgroep met meerdere locaties heeft wekelijks verse producten nodig. De operationeel manager geeft via de chat de gewenste leveringsfrequentie, kwaliteitscriteria en afleverlocaties door. De AI maakt hiervan automatisch een complete offerteaanvraag die direct naar leveranciers kan worden verstuurd.

2. CSV-upload – meerdere artikelen tegelijk aanvragen

Gebruikers kunnen een CSV-bestand met productgegevens uploaden. Het platform zet deze gegevens automatisch om in een overzichtelijke offerteaanvraag.

Voorbeeld (detailhandel)
Een regionale elektronicawinkel exporteert 250 artikelen uit het voorraadsysteem ter voorbereiding op het hoogseizoen. Na upload worden aantallen en specificaties automatisch gestructureerd in één complete aanvraag. Uren handmatig formatteren zijn daarmee niet meer nodig.

3. 355 branchespecifieke sjablonen

Het platform biedt 355 kant-en-klare sjablonen voor verschillende producten en diensten in uiteenlopende sectoren.

Voorbeeld (maakindustrie)
Een metaalbewerkingsbedrijf dat CNC-werk uitbesteedt, kiest een sjabloon dat al is ingericht met relevante toleranties, materiaalspecificaties, afwerkingsnormen en leveringsvoorwaarden. Dit verkleint de kans op fouten en ontbrekende informatie.

4. Eigen sjablonen maken

Bedrijven kunnen hun eigen sjablonen opstellen en opslaan, afgestemd op interne standaarden en terugkerende opdrachten.

Voorbeeld (marketingbureau)
Een bureau dat regelmatig videoproducties uitbesteedt, maakt een vast sjabloon met duidelijke afspraken over scope, gebruiksrechten, revisierondes en planning. Dat zorgt voor consistente aanvragen en beter vergelijkbare offertes.

5. Documenten uploaden zonder herwerk

TXT-, DOCX-, CSV- en XLSX-bestanden kunnen direct worden geüpload. De AI haalt relevante informatie uit het document en zet deze om in een gestructureerde offerteaanvraag.

Voorbeeld (bouwsector)
Een bouwbedrijf ontvangt van een architect een uitgebreid HVAC-bestek. In plaats van alles handmatig over te nemen, uploadt de projectmanager het document. Het systeem herkent technische eisen, normen en mijlpalen en genereert automatisch een complete aanvraag.

Verklaring van de oprichter

“AI krijgt een steeds grotere rol in organisaties. Wij willen die technologie vooral praktisch en direct toepasbaar maken,” zegt Joost Hoogstrate, oprichter van RFQmatch.com. “Of het nu gaat om een aanvraag via chat of het automatisch verwerken van bestaande documenten: wij zetten dagelijkse informatie om in een gestructureerde offerteaanvraag. Dat maakt inkopen sneller en overzichtelijker.”

Praktische AI in het inkoopproces

Door chatfunctionaliteit, bulkuploads, slimme sjablonen en automatische documentverwerking te combineren, wil RFQmatch.com het begin van het inkoopproces vereenvoudigen. Organisaties kunnen binnen enkele minuten van behoefte naar aanvraag gaan, wat administratief werk vermindert en zorgt voor meer snelheid, transparantie en controle.

Met deze vijf nieuwe functies laat RFQmatch.com zien hoe toegepaste AI concreet kan bijdragen aan efficiënter inkopen en betere besluitvorming.