Last van wanbetalers? Zo krijg je je facturen betaald zonder risico’s
17 juni 2025 09:57
Je levert kwaliteit, je factuur is glashelder, maar toch wordt er niet betaald. De frustratie en onzekerheid stapelen zich op. Hoe haal je je geld binnen zonder je relatie met de klant te verbranden of hoge juridische kosten te riskeren? Hieronder vind je een praktisch stappenplan waarmee je grip houdt op je cashflow en je reputatie beschermt (én daarbij de risico’s minimaliseert).
Bouw preventief vertrouwen in je betalingsproces
Voorkomen is beter dan genezen. Zet vanaf het eerste contactmoment alle betaalafspraken zwart op wit. Denk aan duidelijke algemene voorwaarden, heldere betaaltermijnen en consequenties bij te late betaling. Stuur direct na levering of oplevering een gespecificeerde factuur met een vriendelijk, maar duidelijk betaalkader. Als je debiteur vanaf dag één weet wat jij verwacht, neem je alvast het grootste deel van de betalingsproblemen weg.
Automatiseer je reminders
Wacht niet in stilte af. Plan automatische herinneringen in, het liefst vóór de vervaldatum. Een vriendelijke nudge drie dagen voor de deadline voorkomt dat je in een streng traject belandt. Gebruik je boekhoudsoftware om mails te personaliseren en spreek de klant met naam aan, refereer aan de geleverde dienst en sluit af met een eenvoudige betaallink. Zo houd je de correspondentie warm en menselijk.
Maak bellen persoonlijk én effectief
Is er na twee herinneringen nog geen reactie, pak de telefoon. Een kort gesprek voorkomt miscommunicatie en verkleint de kans dat de factuur “vergeten” wordt. Bereid je voor: noteer factuurnummer, bedrag en leverdatum. Vraag vriendelijk of de factuur is ontvangen en wanneer je de betaling kunt verwachten. Documenteer het gesprek en bevestig gemaakte afspraken per mail.
Zet zachte druk met een laatste aanmaning
Blijft betaling uit? Stuur dan een laatste aanmaning (sommigen noemen dit een 14-dagenbrief). Houd de toon zakelijk. Benoem het openstaande bedrag, verwijs naar eerdere pogingen en stel een concrete termijn (bijv. graag binnen vijf werkdagen). Vermeld dat je bij overschrijding vervolgstappen overweegt. Zo geef je de debiteur nog één kans om het netjes af te handelen.
Incassobureau inschakelen
Werkt zelfs bellen en aanmanen niet, dan is het tijd voor een incassobureau inschakelen. Door een gespecialiseerd kantoor in te schakelen, geef je een krachtig signaal af. Je laat het er niet bij zitten. Kies een bureau dat bekendstaat om transparante tarieven, duidelijke communicatie met debiteuren en respectvolle behandeling. Een goed bureau bewaakt je reputatie én verhoogt de kans op snelle betaling.
Overweeg een no cure no pay incasso
Wil je geen financieel risico lopen bij het uitbesteden? Met het no cure no pay incasso model betaal je alleen als het bureau daadwerkelijk incasseert. Zo weet je dat er alles aan gedaan wordt om jouw geld binnen te halen. Controleer wel de voorwaarden en vraag naar verborgen kosten, proceskosten en wat er gebeurt als de debiteur omvalt. Een betrouwbaar kantoor legt alles helder uit en stuurt regelmatig voortgang-updates.
Na elke incassozaak, succesvol of niet, trek je lessen. Moet je de kredietcheck aanscherpen? Kun je kortere betaaltermijnen hanteren? Wat levert een voorschotregeling op? Door continu te analyseren, verlaag je de kans dat je opnieuw in een kostbaar traject belandt. Handel dus snel, blijf vriendelijk, en gebruik technologie waar mogelijk, dan betaal je niet langer de rekening voor de nalatigheid van anderen.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.