Hoe voer je een goede urenregistratie?

23 juni 2022 14:51

• Personeel & organisatiemanagement

Heb je een eigen bedrijf en werk je met veel parttimers en wisselende werktijden? Dan is het soms lastig om overzicht te houden over de gewerkte uren van iedereen. Een goede urenregistratie is lastig te voeren. Daar zijn speciale tools voor die je kunt inzetten om overzicht te houden. Eén van die tools is het programma Shiftbase. Hiermee kun je heel eenvoudig de urenregistratie van al je medewerkers bijhouden.

Klokken

Het klinkt wat ouderwets, maar toch kan het heel handig zijn om inzicht te krijgen in de gewerkte uren van je medewerkers. Je kunt dit geautomatiseerd doen. Dan heb je vaak wel een computerprogramma nodig. Zodra iemand op kantoor is, logt hij of zij in het systeem. Als iemand aan het einde van zijn werkdag weggaat, logt hij weer uit. Het programma registreert dan de uren dat diegene aanwezig was.

Je kunt ook inklokken op de ouderwetse manier. Gewoon met een papieren kaart en een machine die de tijd op het papier stempelt. Iedere medewerker legt het papier aan het begin van de werkdag onder het apparaat en aan het eind van de werkdag. En je hebt dan inzage in het aantal uren dat je medewerker aanwezig was op die dag. Het controleren is wel een hele klus.

Automatiseren

Automatiseren is daarom wel dé uitkomst om een goede urenregistratie te voeren. Er zijn verschillende tools op de markt die je hiervoor kunt inschakelen. Afhankelijk van jouw wensen en eisen kun je de tool kiezen die bij jouw situatie en bedrijf past. De meeste tools kunnen meer dan alleen een urenregistratie voeren. Je kunt hier ook verlofaanvragen in beheren, ziekteverzuim beheren en personeelsplanningen maken. In de meeste gevallen kun je maandelijks een mooi overzicht van alle cijfers krijgen, of een grafiek. Je krijgt dan makkelijk en snel inzicht in de gewerkte uren, ziekteverzuim en verlof aanvragen.

Koppel de gegevens aan een app

Deze tools voor urenregistratie kun je vaak ook aan een app koppelen. Je kunt die dan downloaden op je telefoon. Ook je medewerkers kunnen dit doen. Zo hebben zij en jij altijd inzage in de urenregistratie en verlofregistratie van de medewerker.

De voordelen van een goede en geautomatiseerde urenregistratie

Een geautomatiseerde urenregistratie heeft zeker een aantal voordelen ten opzichte van geen urenregistratie of een niet geautomatiseerde urenregistratie.

1. Eenvoudig en snel in gebruik, omdat deze tools altijd een gebruiksvriendelijke interface hebben.
2. Je kunt zelf alle instellingen beheren en inzien. Hierbij kun je denken aan toegangsrechten en afwezigheid typen.
3. Deze tools zijn erg geschikt voor bedrijven met meerdere vestigingen en afdelingen. Je behoudt hiermee het overzicht.
4.  Er zijn veel standaard koppelingen beschikbaar. Je kunt het makkelijk integreren in je eigen netwerk. Hierdoor kun je vaak ook nieuwsberichten met je medewerkers delen.
5. Duidelijk overzicht van plus- en minuren. Iedereen heeft direct inzicht in zijn of haar plus- of minuren. Hierdoor is dit makkelijker beheersbaar.
6. Je hebt altijd toegang tot de gegevens van je personeelsleden of van je teamleden. Zo weet je altijd wie er wanneer werkt.

Interessant artikel? Deel het: