Automatiseer je administratie door vergaderingen om te zetten in nauwkeurige notulen en actiepunten

26 september 2025 08:11

• Bedrijfsadvies

Vergaderingen zijn wellicht niet datgene waar je als ondernemer naar uitkijkt, maar ze zijn wel essentieel voor een goede communicatie en onderlinge samenwerking. Gelukkig is er een methode die een groot deel van dit proces automatiseert, die de administratieve zaken rondom meetings verkleint. Lees snel verder om te ontdekken hoe je dit doet.

Wat is een spraak naar tekst api?

Een spraak naar tekst api is een programma dat je kunt gebruiken om audio- en videobestanden met spraak om te zetten naar tekst. Een spraak naar tekst api is een vorm van transcriberen, wat tegenwoordig automatisch kan worden gedaan. Transcriptie is namelijk een breed begrip, waar zowel het automatisch als het handmatig uitschrijven van gesproken tekst onder valt. En met name deze geautomatiseerde versie is erg nuttig voor vergaderingen.

Hoe kun je het notuleren tijdens vergaderingen automatiseren?

Dankzij de eerder genoemde spraak naar tekst software, kan je ook het gehele proces van het notuleren automatiseren. Waardoor het zelfs niet meer nodig is om aantekeningen te maken tijdens een vergadering.

Automatisch notuleren

Het enige dat je moet doen tijdens een vergadering is ervoor zorgen dat deze wordt opgenomen. Wat overigens zowel audio- als video-opnamen kunnen zijn. Vervolgens kan je via de eerder genoemde spraak naar tekst api de gesproken tekst automatisch laten omzetten in een tekstbestand. Maar dit is niet alles.

Custom modellen

Het is namelijk mogelijk om nog een stapje verder te gaan, bijvoorbeeld als het een belangrijke jaarvergadering betreft. Sommige software modellen zijn zo in te stellen, dat ze in staat zijn om ook productnamen en speciale vormen te kunnen herkennen. Evenals speciale begrippen die veel worden gebruikt binnen een specifieke sector. Op deze manier kan je op een nog zorgvuldigere en accuratere manier een verslag maken van een vergadering.

Tijdsindicatie

Een extra optie, die erg geschikt is voor vergaderingen, is het toevoegen van een tijdsindicatie. Zo kan er terug worden gekeken hoe lang een bepaald agendapunt is besproken. Dit kan tevens worden gebruikt voor het maken van een volgende vergaderagenda, aangezien het makkelijker is om in te schatten hoeveel tijd ergens voor gereserveerd moet worden.

Meerdere sprekers en actiepunten opstellen

Een laatste voordeel (dat in dit artikel aan bod komt) is dat Amberscript geschikt is voor meerdere sprekers. Iets dat sowieso van toepassing is voor jouw vergadering, waarbij het naderhand duidelijk is wie wat heeft bijgedragen.

Ook bij het opstellen van actiepunten is dit nuttig, wanneer een persoon aangeeft een bepaalde taak of verantwoordelijkheid op zich te nemen. Zo kunnen er op basis van de transcriptie actiepunten worden opgesteld, wat uiteraard een belangrijk onderdeel is van een meeting.

Tip: Som aan het einde van de vergadering alle concrete taken en deadlines op, plus de personen die hier verantwoordelijk voor zijn. Zo hoef je dit zelfs niet meer handmatig uit te werken, waardoor de vergadering nog efficiënter verloopt.

Wanneer ga jij de spraak naar tekst api proberen binnen jouw MKB?

Interessant artikel? Deel het: