Steeds meer ondernemers in Nederland kiezen voor een bedrijfsmodel dat volledig op afstand functioneert. De combinatie van flexibiliteit, kostenbesparing en toegang tot een bredere arbeidsmarkt maakt remote ondernemen aantrekkelijk. Toch vraagt het opzetten van een remote bedrijf om zorgvuldige keuzes op juridisch, organisatorisch en digitaal vlak. Dit overzicht laat zien welke stappen essentieel zijn en welke zaken je moet meenemen in je voorbereiding.

1. Een passende juridische en administratieve structuur kiezen

Een remote bedrijf begint met het kiezen van een rechtsvorm die aansluit bij de geplande activiteiten. Veel ondernemers kiezen voor een BV, omdat deze beperkte aansprakelijkheid biedt en flexibel is in eigendom en bestuur. De Nederlandse regelgeving maakt het relatief eenvoudig om een bedrijf volledig op afstand te starten. Zo kun je tegenwoordig zelfs via een videogesprek met een notaris een onderneming oprichten, waarna de notaris de registratie bij de Kamer van Koophandel afrondt. Dat maakt het mogelijk om een bedrijf te beginnen zonder fysiek aanwezig te zijn in Nederland.

Voor EU en EER ondernemers geldt bovendien dat zij geen werk- of verblijfsvergunning nodig hebben om in Nederland een bedrijf te registreren. Wel moet elke onderneming voldoen aan de fiscale vereisten, zoals btw‑aangifte en een correcte inschrijving bij de KvK.

2. Naleven van de Nederlandse regelgeving rond remote werken

Wanneer je medewerkers inzet die op afstand werken, gelden specifieke regels waar werkgevers rekening mee moeten houden. Nederland heeft een uitgebreid en flexibel wettelijk kader voor thuis- en remote werken. De belangrijkste wet is de Wet flexibel werken, die medewerkers het recht geeft om een verzoek te doen tot thuis- of remote werken. Werkgevers moeten zo’n verzoek serieus beoordelen en mogen alleen weigeren als er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn.

Daarnaast geldt dat werkgevers verantwoordelijk zijn voor een veilige en gezonde thuiswerkplek. De Arbowet verplicht werkgevers om ervoor te zorgen dat werknemers veilig kunnen werken, ook als dit vanuit huis gebeurt. Dit kan onder meer betekenen dat zij moeten investeren in ergonomische hulpmiddelen of een thuiswerkvergoeding moeten verstrekken. Sinds 2025 mogen werkgevers een onbelaste thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag uitkeren.

Remote werken wordt in Nederland breed toegepast. CBS‑cijfers laten zien dat ongeveer 52 procent van de werknemers in 2023 regelmatig thuiswerkte. Deze grote adoptie maakt duidelijk dat remote werk een geïntegreerd onderdeel is van het Nederlandse bedrijfsleven.

3. Een veilige en schaalbare digitale infrastructuur opzetten

Een remote bedrijf leunt volledig op digitale systemen. Daarom is digitale veiligheid een absolute voorwaarde. Uit recent onderzoek van de Rijksoverheid blijkt dat in de afgelopen twaalf maanden bijna drie kwart van de Nederlanders te maken kreeg met pogingen tot cybercrime, terwijl 20 procent van de kleine mkb‑bedrijven nog steeds geen enkele beveiligingsmaatregel neemt.

Voor ondernemers betekent dit dat investeren in een betrouwbare digitale infrastructuur geen luxe meer is. Denk aan veilige cloudopslag, regelmatige back‑ups en toegangsbeheer met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie. Omdat veilige verbindingen cruciaal zijn, vormt een VPN in deze situatie een praktische toevoeging. Door een VPN kunnen medewerkers veilig verbinding maken met bedrijfsnetwerken, vooral wanneer zij werken vanaf openbare of buitenlandse locaties. Zo beperk je de kans op datalekken en onderschepping van gegevens.

De toename in cyberdreigingen vraagt om voortdurende aandacht. Bedrijven doen er goed aan om regelmatig risicoanalyses uit te voeren en medewerkers te trainen in veilig online gedrag. Ook het correct inrichten van apparaten, software en updates speelt hierbij een rol.

4. Een sterke operationele basis voor remote samenwerking creëren

Naast juridische en technische aspecten is de praktische inrichting van het dagelijks werk belangrijk. Een remote bedrijf heeft behoefte aan duidelijke processen, goede communicatie en geschikte samenwerkingstools. Denk aan chatplatforms, projectmanagementsoftware en heldere afspraken over werktijden en beschikbaarheid.

Steeds meer medewerkers kiezen ervoor om tijdelijk vanuit het buitenland te werken, bijvoorbeeld tijdens een workation. Hiervoor gelden aparte regels. Zo is er geen automatisch wettelijk recht om vanuit het buitenland te werken en moet elke aanvraag afzonderlijk worden beoordeeld. Werkgevers mogen zo’n verzoek afwijzen, maar er zijn steeds meer bedrijven die een vast workation‑beleid hanteren.

Het is verstandig om binnen het bedrijf duidelijke afspraken te maken over bereikbaarheid, prestaties, databeveiliging en rapportage. Dit voorkomt misverstanden en bevordert een stabiele werkomgeving, zelfs wanneer teams verspreid zijn over meerdere landen.

Een remote bedrijf starten in Nederland kan veel voordelen opleveren, maar vraagt om bewuste keuzes en gedegen voorbereiding. Door te investeren in juridische duidelijkheid, naleving van wetgeving, digitale veiligheid en een sterke operationele basis kunnen ondernemers een duurzaam remote bedrijfsmodel opbouwen.