5 tips om werknemers terug te krijgen naar kantoor

22 september 2022 11:29

• Personeel & organisatiemanagement

Nederlandse werknemers willen niet meer op fulltime op kantoor werken. Dat begrijpen we al te goed! Hybride werken is daarom massaal omarmd in ons land. Maar wat als je personeel helemaal niet meer op kantoor verschijnt? Hoe pak je dit als werkgever aan? Daar gaan wij je vandaag bij helpen. Wij geven je vijf tips om personeel terug te krijgen naar kantoor.

Wat maakt thuiswerken aantrekkelijk?

Voor we overstappen op onze tips, willen we eerst begrijpen waarom het thuiskantoor voor veel werknemers momenteel de voorkeur krijgt. Voor de pandemie was vijf dagen per week werken op kantoor immers heel normaal. Doordat we een geruime tijd vanuit huis hebben moeten werken, heeft dit gezorgd voor nieuwe werkpatronen. Sommigen daarvan zijn goed bevallen.

• Weg met de lange reistijd
  Een van de grootste voordelen aan thuiswerken is dat je een heleboel tijd bespaart door niet meer te hoeven reizen van en naar kantoor. Van het staan in de file tot het hopen te bemachtigen van een stoel in een overvolle trein; dat is door het thuiswerken verleden tijd. Werknemers hoeven minder vroeg op te staan, kunnen hun kinderen naar school brengen of een sportles volgen voor het werk begint. Weinig personeel zit er op te wachten om weer veel uur per week kwijt te zijn aan het pendelen tussen kantoor en huis.

• Een flexibele werkdag
  Door het thuiswerken hebben werknemers meer flexibiliteit om hun werkdag anders in te delen. Ze kunnen tussen de taken door een snelle boodschap doen, een was inzetten of langs de dokter. Je compenseert die uren dan op een ander moment. Dit geeft een gevoel van autonomie en flexibiliteit, waar werknemers meer en meer behoefte aan hebben.
   
• Grotere productiviteit

Uit onderzoek blijkt dat werknemers die vanuit huis mogen werken zichzelf een score van 8 op 10 toekennen wat betreft productiviteit. Bij werknemers die elke dag op kantoor aanwezig moeten zijn ligt dit productiviteitscijfer slechts op 6,5. Personeel geeft aan dat ze zich thuis beter kunnen focussen en hierdoor meer taken af krijgen.

Zo krijg je je personeel terug naar kantoor

Tip 1. Luister naar je personeel

Heb je een hybride werkmodel in gedachten of er al een geintroduceerd aan je personeel? Controleer dan eerst of dit wel aansluit bij hun wensen. Misschien denk jij dat drie dagen op kantoor werken een ideaal voorstel is, maar wil je personeel slechts twee dagen komen (of juist meer). Houd daarom surveys onder of informele interviews met je werknemers. Zo krijg je verdiepende informatie. Op basis van deze antwoorden kun je een beleid opstellen waarbij je de feedback van je werknemers in acht neem. Bijvoorbeeld twee dagen per week op kantoor werken en de rest vanuit huis. Jouw personeel kan dan zelf bepalen of ze vaker willen komen.

Tip 2. Focus op het sociale aspect

Sinds de komst van het thuiswerken hebben we minder contact met collega’s en zitten we meer in een eigen bubbel. Er ontstaan eilandjes. Dit was anders toen we nog dagelijks naar kantoor gingen. De verbinding met elkaar was toen meer aanwezig. Je maakte dezelfde dingen mee en er was meer ruimte voor persoonlijke gesprekken. Voor jou als bedrijf ligt er een belangrijke taak om deze sociale connecties te bevorderen. Verlang jij van jouw personeel dat ze een X aantal dagen per week op kantoor verschijnen? Zorg er dan voor dat het kantoor de sociale uitvalsbasis is waar sociale connecties gevormd worden.

Dit kun je bijvoorbeeld doen door lunchpauzes te introduceren aan een goed gevulde lunchtafel (het liefst verzorgd door het bedrijf, zie meer hierover bij tip 5). Of houd juist een lunchwandeling of leg spelletjes neer bij de eettafel. Je kunt ook borrels organiseren na werktijd of sportactiviteiten tussen diverse teams. Leg medewerkers niets op en laat ze ook meedenken. Ben jij manager of leidinggevende? Ga dan ook zelf op kantoor en doe mee aan de activiteiten. Zo geef je zelf het goede voorbeeld.

Ook is het belangrijk om het belang van het sociale collectief te benadrukken aan je personeel. Maartje Wolff van Happy Office zegt hierover in Nu.nl; “Werken is iets wat je bij uitstek samen doet. Soms moet een medewerker zijn eigen wensen op de achtergrond zetten om een collega te helpen”. Wanneer een nieuwe collega ingewerkt moet worden, is het logisch dat deze hiervoor graag op kantoor wil zijn. Dit is zowel goed voor de sociale contacten en er is sneller iemand aanwezig om vragen te stellen. Als collega’s zijnde moet je hierop inspelen door dan juist ook naar kantoor te gaan. Het belang van het collectief is in dit geval groter dan de wens om misschien vanuit huis te werken.

Tip 3. Gebruik diverse technologie

Werk jij met een flex office en hybride werkmodel? We adviseren je dan om gebruik te maken van een werkplek reserveringssysteem. Met zo’n systeem hebben zowel jij als je werknemers inzicht in wie wanneer op kantoor is en voor hoe lang. Dit is voor werknemers prettig, omdat ze dan kunnen zien of er op de dag dat ze naar kantoor willen wel een bureau vrij is. Dit voorkomt irritatie. Een werkplek reserveren app draagt bij aan het geven van flexibiliteit een je personeel, omdat ze ook voor een bepaalde tijd een bureau kunnen boeken.

Ook jij als beheerder haalt vele voordelen uit de tool. Vooraf kun je bekijken hoeveel mensen een desk hebben gereserveerd voor de komende dagen. Dit helpt je bij het meer efficiënt inkopen van bijvoorbeeld de lunch of kantoorbenodigdheden. Op de dag zelf kun je bij een eventuele ontruiming direct zien hoeveel man er op kantoor is en waar zij zitten. Achteraf kun je maandelijks analytische rapporten uitdraaien omtrent de kantoorbezetting en andere inzichtvolle data. Tevens is de tool te koppelen aan diverse systemen als Microsoft Teams en AFAS. Dit is ook handig voor het berekenen van de reiskostenvergoeding!

Tip 4.  Definieer het doel van je kantoor

Voor de pandemie was voor veel bedrijven het kantoor de plek waar men dagelijks kwam om te werken. Inmiddels weten we dat we dit ook heel goed vanuit huis kunnen doen. De rol van het kantoor kan in de ogen van je personeel daarom zijn veranderd. Vraag aan je werknemers waarvoor zij nu vinden dat het kantoor dient en vergroot dit vervolgens uit. Is dit de plek waar men communiceert en sociale connecties legt? Wellicht is het voor veel collega’s een ruimte waar ze zich kunnen focussen of juist creativiteit kan stromen. Zodra je het “waarom” van je kantoor helder hebt, kun je je kantoor hierop inrichten.

Tip 5. Maak het kantoor aantrekkelijk

Is je hybride werkbeleid gereed? Heb je de “why” van je kantoor helder? Dan is het tijd om je kantoor zo aantrekkelijk mogelijk te maken voor je personeel om terug te keren. Dit kun je doen middels incentives. Denk aan het verzorgen van gratis lunches,  het bieden van korting op de dichtstbijzijnde sportschool van kantoor of het indelen van sfeervolle ruimtes met prettige banken en bijvoorbeeld een tafelvoetbaltafel.

Welke tip ga jij toepassen om je personeel weer terug te laten keren naar kantoor? Wij zijn heel benieuwd!

Interessant artikel? Deel het: