De toekomst van factuurverwerking is digitaal

13 juli 2021 10:59

Het handmatig verwerken van facturen neemt bij menig bedrijf een hoop tijd in beslag. En dat terwijl je door de factuurverwerking van jouw onderneming te digitaliseren, tot wel 70% van de tijd en kosten rondom het proces kunt besparen.

Softwarebedrijf Klippa heeft een digitale factuurverwerkingsmodule ontwikkeld, waarmee inkoopfacturen een stuk sneller en efficiënter verwerkt kunnen worden. Hiernaast kleven er nog een aantal voordelen aan de overstap naar digitale factuurverwerking. Welke dit precies zijn? Dat lees je in dit blog!

1. Bespaar tijd

Wanneer je kiest voor een factuurverwerkingsmodule met een goede scan en herken functie, verwerk je facturen op een hoog tempo. Het systeem herkent automatisch alle benodigde gegevens zoals de factuurdatum, -bedrag en -nummer, waarna de boeking meteen gemaakt kan worden.

Wanneer je kiest voor een systeem waarbij een koppeling met een ERP- of boekhoudsysteem mogelijk is, bespaar je al helemaal een hoop tijd. Via deze koppeling komen de gegevens namelijk gelijk in dit systeem terecht.

2. Minder fraude- en foutgevoelig

Omdat manuele handelingen zoals het overtypen van facturen met scan en herken verleden tijd zijn, worden er een stuk minder fouten gemaakt. De meeste fouten in de factuurverwerking worden namelijk veroorzaakt door typefouten.

Wanneer je kiest voor een zelflerend systeem, hoef je maar één keer aan te geven wat het element betekent, waarna het systeem de elementen de volgende keren zelf herkent. Hierdoor bespaar je nog meer tijd.

Sommige systemen, zoals Klippa’s factuurverwerkingsmodule zijn voorzien van automatische fraudedetectie. Dankzij deze extra functie herkent het systeem dubbele- en afwijkende facturen.

3. Een overzichtelijk en efficiënt digitaal proces

Op elk moment van de dag kunnen medewerkers inkoopfacturen insturen ter verwerking. De status van de factuur is bovendien altijd inzichtelijk.

Naast inzichtelijkheid in het factuurverwerkingsproces kan er ook een stuk efficiënter gewerkt worden. In het verleden gingen facturen van bureau naar bureau ter ondertekening. Met digitale factuurverwerking digitaliseer je dit proces. Dit maakt het proces een stuk efficiënter en bovendien ook een stuk sneller.

4. Inkoopfacturen tot 10 jaar inzichtelijk in de cloud

Wanneer je kiest voor digitale factuurverwerking, kun je de facturen te allen tijde opvragen en inzien. Met slechts één druk op de knop vergelijk je bijvoorbeeld een factuur van het afgelopen jaar met een factuur van dit jaar.

De archiefkast open doen, om vervolgens door alle mappen op zoek te gaan naar de juiste papieren is dus verleden tijd. Tegenwoordig worden facturen tot 10 jaar in de cloud bewaard. Facturen in de cloud opslaan is een veilige manier, aangezien je de inkoopfacturen op deze manier nooit kwijt kunt raken.

5. Kostenbesparing

Automatisering van de factuurverwerking zorgt ervoor dat hetzelfde werk in minder tijd, door minder personen uitgevoerd kan worden. Hierdoor bespaar je niet alleen op personeelskosten, je bespaart ook op papiergebruik. Dit laatste is weer goed voor het milieu. Kortom, een win-winsituatie.

De kracht van digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking lastig en duur? Helemaal niet! Door je factuurverwerking te digitaliseren, bespaar je niet alleen op tijd, maar ook op kosten. Bovendien voorkom je dat je facturen kwijtraakt. Je vindt de ingevoerde inkoopfacturen gewoon 24/7 terug in de cloud.

Hiernaast zorg je zowel voor blije medewerkers als blije leveranciers en partners. Negatieve effecten als gevolg van een verlaat factuurverwerkingsproces zijn namelijk verleden tijd.

Interessant artikel? Deel het: