4 dingen die je moet weten over digitaal ondertekenen

17 december 2018 13:36

• Bedrijfsadvies

Digitaal ondertekenen is iets waar elk bedrijf de komende jaren mee te maken gaat krijgen. Of je nu een arbeidsovereenkomst voorlegt aan een nieuwe werknemer of een offerte verstuurt naar een lead of potentiële klant. Toch is er nog een aantal zaken onduidelijk met betrekking tot de digitale handtekening en daarom wordt in dit artikel uitgelegd waar je op moet letten als je het wilt gaan gebruiken.

1. Soorten digitale handtekening

Er bestaan drie soorten wettelijke erkende manieren van digitaal ondertekenen. Daarnaast zien we langzaam de opkomst van blockchain binnen deze business, maar de positie daarvan is wettelijk gezien nog niet helemaal duidelijk. Daarom kijken we nu naar de volgende soorten:

- Regulier

- Geavanceerd

- Gekwalificeerd

De gewone digitale handtekening is bijvoorbeeld een ingeplakte handtekening in de vorm van een afbeelding. Hierbij is lastig te bewijzen of daadwerkelijk door die persoonondertekend is en daarom sta je hiermee erg zwak.

De geavanceerde handtekening is de versie waar tegenwoordig het meest gebruik van wordt gemaakt. Het voldoet aan enkele strenge eisen, waardoor je bijvoorbeeld kan identificeren wie het document ondertekend heeft en ook of er nog wijzigingen zijn aangebracht in het document na het ondertekenen daarvan.

Tot slot kennen we de gekwalificeerde handtekening, die moet gekoppeld zijn aan een certificaat.

2. Verificatie

Bij digitaal ondertekenen gaat het uiteindelijk om het antwoord op de vraag wie ondertekend heeft en of die persoon als zodanig te identificeren is. Daarom is het belangrijk om software te kiezen waarbij verificatie op het gewenste niveau kan plaatsvinden. Als je keukens verkoopt en in de winkel een handtekening wilt onder een offerte, dan is ondertekenen in persoon voldoende, maar daarna eigenlijk niet meer.

Dan is belangrijk hoe waardevol het document is dat ondertekend moet worden. Hoe groter de belangen, hoe beter de verificatiemethode moet zijn om de ondertekenaar aan te kunnen wijzen als ooit twijfel bestaat wie de handtekening heeft gezet. SMS-verificatie is hierbij al een behoorlijk sterke manier, maar iDin is nog een stapje beter.

3. App of niet

Een enkele partij biedt een app aan om in te ondertekenen. Dit kan handig zijn, maar over het algemeen wordt het als erg omslachtig gezien. Partijen moeten dan een app downloaden om volledig gebruik te kunnen maken van de software. Het wordt als veel gebruiksvriendelijker gezien om te werken met een website die mobiel responsive is, zodat iedereen altijd op elk device kan ondertekenen zonder dat extra programma’s of apps geïnstalleerd hoeven worden.

4. De arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen

Dan nog even over de arbeidsovereenkomst, want dat blijft voorlopig nog een geval apart. Deze overeenkomst kent namelijk een wettelijk schriftelijkheidsvereiste. Dit heeft tot gevolg dat niet elk onderdeel van het arbeidscontract online ondertekend kan worden.

De volgende onderwerpen in de arbeidsovereenkomst kan je niet digitaal laten ondertekenen:

1. relatiebeding
2. concurrentiebeding
3. boetebeding
4. proeftijd

   Althans, het kan wel natuurlijk. Maar als dan ooit onenigheid ontstaat over deze onderwerpen, kan het zijn dat je geen gelijk haalt bij de rechter.

Interessant artikel? Deel het: