Vergaderruimtes zetten steeds vaker in op digitalisering
27 maart 2019 10:08
Ondernemers die ooit al eens een vergaderruimte wilden boeken, kunnen het beamen: het is meestal niet eenvoudig. Vergaderruimtes worden dan ook vaak onnodig gereserveerd. Omdat de minimale duur enkele uren bedraagt, omdat mensen niet komen opdagen of omdat ruimtes nu eenmaal niet efficiënt worden ingezet. Aanbieders van dergelijke vergaderruimtes zijn al langer op zoek naar oplossingen. En die oplossingen blijken ze te vinden in de digitalisering dat ook nog een aantal andere mogelijkheden biedt.
Vergaderruimtes voorzien van sensoren
In het buitenland experimenteren ze er al langer mee: vergaderruimtes die voorzien zijn van sensoren. De sensoren meten dan hoe de ruimte wordt gebruikt. Niet alleen kan zo aangegeven worden dat een ruimte al dan niet buiten gebruik is, maar bovendien helpt het de gasten ook om slimmer te reserveren. Op basis van het persoonlijk gebruik van de ruimte zouden zij misschien beter een andere, kleinere ruimte reserveren? Of een ruimte die beter bij hen past? Het systeem weet dat en geeft dat nadien ook aan. Het belang van een goede vergaderruimte valt immers niet te negeren. En bovendien helpt het ook de beschikbaarheid een stuk verder.
Toch kunnen sensoren meer dan enkel dat. Zo meten ze het binnenklimaat en passen ze automatisch de temperatuur en de vochtigheid aan. Ook wanneer de gemoederen verhitten, blijft het binnen heerlijk koel. Dergelijke systemen worden nu al in Londen ingezet en waarschijnlijk zullen ze in de toekomst ook de weg naar het Europese vasteland vinden.
Betalen per stoel en de virtuele receptioniste
De vroegere vergaderzalen kenden vaste tarieven, ongeacht het aantal genodigden. Niet leuk indien je niet de volledige ruimte gebruikte. Daarom zijn sommige aanbieders, zoals Seats2meet Tilburg, begonnen met het aanbieden van prijzen per stoel. Zo hoef je nooit te veel te betalen en blijft de prijs heerlijk transparant. Het nadeel? De receptioniste moet dan wel aan het tellen. Of ze moet vertrouwen op jouw eerlijkheid.
In het buitenland experimenteert men nu al met virtuele receptionisten die gasten via een scherm begroeten. Eenvoudig en efficiënt, maar zo is het niet mogelijk om een oogje in het zeil te houden. Daarom plaatst men nu ook detectoren in de stoelen. Zo blijft de privacy van de vergaderruimte bewaakt, maar weet men wel hoe lang en hoeveel gasten er aanwezig waren. En dat maakt de facturatie veel eenvoudiger. Ook wat het bewijsrechtelijke betreft.
Het oog wilt ook wat
Dat was vroeger al zo en dat zal altijd zo zijn. Niet voor niets worden vergaderruimtes steeds creatiever ingericht. Een mooi voorbeeld daarvan vinden we bij de Seats2Meet vergaderruimte Tilburg. Hier vind je diverse vergaderzalen in uiteenlopende stijlen, zoals een ambachtelijke vergaderzaal en een vergaderzaal met een kleurrijke aankleding. Het meest opvallende is echter de grote glazen congreszaal. Vooral wanneer de glazen zaal niet wordt gebruikt, want dan is het een echt kleurenspektakel waarbij het als een kloppend hart over de andere vergaderzalen lijkt te waken. Of hoe de aankleding de heartbeat van een vergaderruimte kan vormen.
Eyecatchers blijven nu eenmaal belangrijk. En daarom wordt steeds vaker geëxperimenteerd met flexibel inkleedbare vergaderruimtes. Flexibel, omdat decors kunnen worden gewijzigd, beeldschermen steeds wijzigende afbeeldingen kunnen tonen en de lichtinval wordt aangepast in functie van de uitstraling. Zo is er altijd wel een geschikte vergaderzaal te vinden.
Binnenkort ook in jouw buurt? Dat blijft afwachten geblazen. Maar dat de vergaderruimtes de digitale trein niet hebben gemist, mag intussen echt wel duidelijk zijn.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.