Goed dossieropbouw essentieel bij ontslag

6 december 2016 16:40

Medewerker functioneert niet, u praat al maanden met hem, niets lijkt te helpen en uw geduld raakt op. Op enig moment denkt u: “Hij moet vertrekken, ik ben er wel klaar mee.” U meldt zich bij uw advocaat en het eerste dat hij vraagt is: “Waar is het dossier?”

Herkenbaar? Ik kom dit regelmatig tegen in de praktijk en ik kan maar 1 ding zeggen: zorg voor een goed dossier bij ontslag. Met het nieuwe ontslagstelsel is het opbouwen van een dossier namelijk essentieel om een ontslagvergunning te krijgen. Nu al blijkt uit jurisprudentie dat rechters hier erg zwaar aan tillen. Zonder goed dossier wordt u terug gestuurd met de opdracht: “Gaat u eerst uw huiswerk maar doen.”

Dossieropbouw bij ontslag

Het opbouwen van een goed dossier begint al in een vroeg stadium, wanneer er nog niets aan de hand is en u denkt; met een goed gesprek los ik het wel op. U gaat er niet van uit ooit een ontslagdossier nodig te hebben, maar achteraf kunt u niet meer repareren.

Zorg dus bij dat eerste gesprek al voor een goed verslag. Het belangrijkste is goed vast te leggen wat u heeft besproken. Zorg dat de volgende punten in het verslag staan:

1. datum + wie aanwezig
2. aanleiding van het gesprek -> wat deed medewerker niet goed
3. verwachtingen -> wat wilt u wel graag zien
4. afspraken -> wat gaan jullie doen om het te verbeteren
5. consequenties -> vertel wat de consequenties zijn als het niet verbetert
6. evalueren -> maak een afspraak wanneer u gaat evalueren (datum en tijd) a. medewerker weet dan dat hij gecontroleerd wordt (stok achter de deur) b. als het niet goed gaat, heeft u direct weer een nieuw moment om uw dossier verder op te bouwen

Blijf in gesprek, blijf vastleggen, laat daarin zien wat u doet, ook als werkgever heeft u hierin dus een verantwoordelijkheid. Als u alleen maar “foei” roept, maar niet uitlegt wat u wel verwacht en de medewerker daarbij ook niet begeleidt, zal geen rechter u een ontslagvergunning geven.

En voer de consequenties ook echt uit. Dreigen met 1 dag onbetaald en het vervolgens niet uitvoeren, zal uw medewerker echt niet motiveren om zijn gedrag te verbeteren. U heeft hem gewaarschuwd, dan kan het ook niet als een verrassing komen. Toch?

Ten slotte moet u alles wat u bespreekt en vastlegt ook aan de medewerker communiceren (door middel van een kopie van het verslag of een brief aan de medewerker).

Houd u dit consequent vol, dan bouwt u een goed dossier op en is het verkrijgen van een ontslagvergunning makkelijker. Het ontslagrecht is meer vastomlijnd geworden en daarmee volgens veel juristen makkelijker. De uitvoering van het traject vraagt voor veel werkgevers echter extra werk, tijd en soms ook vaardigheden. En dat bij een vaak toch al overvolle agenda.

Wilt u hulp bij het opbouwen van een dossier, het ontslaan van uw medewerker, het opstellen van een vaststellingsovereenkomst of het voeren van gesprekken met uw medewerker, laat u dan bijstaan door Trubkin Personeelsadvies. Ik kan u adviseren, aanschuiven bij gesprekken en helpen met het opbouwen van het dossier. Bel me even, dan bekijken we samen waar ik u het beste mee van dienst kan zijn. «

Anouschka Trubkin
Telefoon 06 - 23 44 06 72
E-mail info@trubkinpersoneelsadvies.nl
www.trubkinpersoneelsadvies.nl/contact

Interessant artikel? Deel het: