‘Van achteruitkijkspiegel naar navigatie’

Digitalisering, automatisering en robotisering zijn voor bedrijven belangrijke uitdagingen voor de toekomst. Compudac uit Doetinchem helpt organisaties makkelijker en sneller werken. De stap naar een ‘Paperless office’ is hier een voorbeeld van.

automatisering“Heel veel ondernemers werken nog met mappen, scannen facturen en overeenkomsten of printen deze uit, ondertekenen ze en scannen opnieuw om te e-mailen”, is de ervaring van algemeen directeur Erwin Den Haag van Compudac, dat project- en procesmatige ICT-werkzaamheden levert. “Handmatige verwerking kost tijd en geld en werkt fouten in de hand. Bovendien is minder tot geen papier beter voor het milieu. Door de administratie te digitaliseren, kunnen ondernemers tijds- en plekonafhankelijk werken. Met de kennis, middelen en inzet van de mensen van Compudac leggen we een goede basis voor het optimaliseren van administratieve processen en kunnen handmatige werkzaamheden tot een minimum worden beperkt.”

Volledig overzicht
Met een digitaal softwarepakket is het mogelijk de boekhouding eenvoudig en altijd actueel houden. “Met Unit4 bijvoorbeeld kunnen bedrijven hun in- en verkoopfacturen en andere documenten via e-mail aanleveren voor automatische verwerking in hun eigen boekhoudpakket of dat van hun accountant”, legt adjunct-directeur Roberto Meijer uit. “Het bevat gedefinieerde velden die door de software herkend en verwerkt worden in de boekhouding. En met de app kun je eenvoudig een foto maken van een bonnetje of factuur en deze direct verwerken. Deze bonnetjes kun je daarna weggooien. Alle documenten zijn altijd op te vragen en een compleet digitaal archief blijft 10 jaar online beschikbaar. Met Unit4 krijgen ondernemers een volledig overzicht van hun administratie. Mijn ervaring is dat veel bedrijven geen idee hebben wat ze moeten bewaren. Wist je dat je officieel gegevens moet bewaren in de vorm waarin je ze hebt ontvangen? Dus een factuur per e-mail moet je digitaal bewaren en niet in een map. Over deze en andere regels en ontwikkelingen vertellen we meer in de volgende editie.”

Beste oplossing
Compudac is een belangrijke schakel in de digitaliseringsslag van bedrijven. De specialisten gaan uitgebreid met ondernemers in gesprek om hun behoefte, wensen en processen in kaart te brengen. Erwin den Haag: “Door actief bij de klant betrokken te zijn, de juiste vragen te stellen en met onze kennis adviseren we ondernemers over de juiste middelen.” En als niet Unit4 maar een ander programma dat is? “Dan kan dat uiteraard ook. Het gaat ons om het faciliteren van de beste oplossing van de klant. Niet alleen leveren we de benodigde infrastructuur en hard- en software, ook voor de uitbesteding van het ICT-proces, voor externe back-up en voor tijdelijk extra capaciteit en kennis kunnen bedrijven bij ons terecht. Vanuit ons datacenter leveren wij een totaalplaatje; van de selectie van middelen tot installatie, inrichting en onderhoud. We werken doelgericht. Bedrijven moeten bovendien geen omkijken hebben naar hun ICT. Als zij vastlopen, kunnen ze altijd bij ons terecht.”

Samenwerken
Door optimaal samen te werken, kunnen ondernemers de vruchten plukken van beschikbare online data. Compudac heeft intensieve contacten met accountantskantoren. Roberto Meijer: “Als accountants inzicht hebben in de software van hun klanten en de boekhouding is goed op orde dan kunnen zij gegevens tijdig analyseren en proactief adviseren. De waardevolle informatie stelt ondernemers in staat te navigeren in plaats van in de achteruitkijkspiegel te kijken. Een goede digitale administratie verdient zichzelf terug in tijd, geld en personeelscapaciteit. Er ligt nog veel voordeel te behalen.” «

Compudac
Grutbroek 77008 AK Doetinchem
Telefoon 0314 – 37 59 00
E-mail info@compudac.nl
www.compudac.nl

Tekst: Jessica Schulten / Fotografie: Yke Ruessink

Onze partners