Top 5 Best Practices goed, slim en effectief debiteurenbeheer

31 oktober 2016 15:38

Vorig jaar september hebben Jasper Akkerman en Atin Choenni zich aangesloten bij Incassonet. Vanuit hun kantoor aan de Nieuwe Gracht 37 in Haarlem opereren zij nu onder de naam Incassonet Haarlem. Met hun visie op persoonlijke aandacht en de menselijke factor proberen zij een frisse wind door het stoffige imago van een incassobureau te blazen.

Speciaal voor de lezers van Hét Ondernemersbelang maakten Jasper en Atin een Top 5 Best Practices voor goed, slim en effectief debiteurenbeheer. “Het mooiste is natuurlijk dat u als ondernemer ons eigenlijk niet nodig heeft”, zo lacht het tweetal!

1. Geef uw klant persoonlijke aandacht!

Er kunnen allerlei redenen zijn waarom een klant niet betaalt. En daar hoeven geen kwade bedoelingen bij te zijn. Maar, als je gaat herinneren, doe het dan zo persoonlijk mogelijk. U kunt een vriendelijke mail schrijven (doe dat ook!), maar het is veel beter om gewoon even te bellen. Dat kost wellicht wat meer tijd dan het typen van een mailtje maar het effect is vele malen groter. Ook al heeft de klant even geen mogelijkheden om te betalen, dan nog kun je in alle redelijkheid (aan de telefoon!) met elkaar overleggen én uiteraard begrip tonen voor zijn of haar situatie. Kortom, geef persoonlijke aandacht aan uw klant!

2. Laat een openstaande factuur nooit te lang liggen!

Blijf consequent is het devies. Als u een betaaltermijn hanteert van 14 dagen, trek dan aan de bel op dag 15, hooguit dag 16. Wij zien nog veel te veel dat ondernemers het wel eens een maand lang op z’n beloop laten en dat zet geen zoden aan de dijk. Wees duidelijk in de communicatie. Zit er boven op, want elke te laat (of niet-) betaalde factuur heeft ronduit een negatieve invloed op uw liquiditeit als ondernemer. Dat is toch niet iets wat u wilt, zo lijkt ons!

3. Zorg dat uw algemene voorwaarden op orde zijn!

Is dit een open deur of een eyeopener? Neem eens – in een vrij uurtje – uw algemene voorwaarden door. Wat staat er precies over de acties die u gaat ondernemen als uw debiteur de rekening niet betaalt en welke kosten zijn daaraan verbonden? En… staat er wel iets in over de consequenties van een late betaling? Zorg altijd dat de algemene voorwaarden duidelijk op uw site staan en dat ernaar verwezen wordt in de facturen. Mocht betaling toch uitblijven, dan heeft u op dat moment gewoon een sterkere case.

4. Houd uw administratie bij!

Minstens één keer per week – maar het liefst vaker – dient uw eigen administratie bijgewerkt te zijn. U hebt dan altijd een real-time inzicht in uw eigen financiën en daardoor ook in de mogelijke problemen en knelpunten die ontstaan. Controleer ook regelmatig of adressen, telefoonnummers, mailadressen etc. nog kloppen! Kortom, houdt uw administratie bij. Uw financiën zijn geen bijzaak, maar één van de hoofdzaken van uw ondernemerssucces.

5. Wees nooit bang om een derde in te schakelen!

Ken uw krachten. Debiteurenbeheer en het mogelijke vervolg daarop is een vak. Hierbij gaat het niet alleen om de juridische consequenties maar ook om de juiste Tone-Of-Voice. Een derde partij kan met wat meer afstand – en volledig rationeel – de communicatie overnemen. Onderschat nooit de kracht van een ander logo op de aanmaning of vordering! «

Incassonet Haarlem BV - www.incassonet.nl/haarlem

Tekst: Jerry Helmers / Fotografie: Jur Engelchor

Interessant artikel? Deel het: