Vat op de zaak: brandstof voor efficiënte voortgang
19 oktober 2017 09:19
Tussen de in- en output zitten bedrijfsprocessen. Hoe vloeiend die processen verlopen hangt af van hoe je ze inricht en hoe effectief je ze controleert. Gespecialiseerd management en adviesbureau Progredi helpt ondernemers op efficiënte wijze vooruit en voorkomt dat ze worden verrast door ongewenste uitkomsten.
“Veel ondernemers onderschatten wat er bij goede procesinrichting, -integratie en -controle komt kijken”
De in de financiële sector actieve klanten van Progredi, zoals banken, verzekeraars en hypotheekbedrijven, hebben alleen al door hun omvang te maken met bovengemiddeld complexe bedrijfsprocessen. In control zijn is dus geen vanzelfsprekendheid, weet directeur Henry Westein. “Ik kom vaak in beeld wanneer het water woelig is. Mijn klanten hebben bijvoorbeeld regelmatig te maken met overnames. Overigens is er door de algemene marktdynamiek voor mijn klanten ook zónder spannende fusies voldoende aan de hand, zoals migratie van een in gebruik zijnd naar een nieuw systeem. Overstappen op nieuwe systemen is regelmatig nodig om simpelweg concurrerend te blijven. Het zijn dergelijke overstapmomenten die vaak tot storingen of stroef verlopende processen leiden.”
In control zijn is een in de financiële sector continu gebezigd begrip dat Westein definieert als: vat hebben op de proces(sen) die tussen in- en output zitten. “Grip houden betekent ook dat je goede controles op de juiste momenten uitvoert om fouten in processen en daarmee ongewenste output te voorkomen. Want ziet de klant pas aan de output van een proces dat het niet goed loopt, dan kost het extra geld en energie om dat corrigeren. Daarom wordt mij gevraagd kritisch naar klantprocessen te kijken als die ingericht of heringericht moeten worden.”
Zijn gulden regel is om pas op de plaats te maken in de hectiek van procesbeheersing. “Ik analyseer de processen vooraf om te kijken waar de klant tegenaan zou lopen als hij ze zonder meer zou uitvoeren. Veel ondernemers onderschatten wat er bij goede procesinrichting, -integratie en -controle komt kijken. Vooraf denken ze dat ze ‘het wel even gaan doen’, maar dat blijkt vaak een ernstige misrekening. Daar vloeien in de praktijk de meeste problemen uit voort.”
Laatst had ik een klant die McAfee als virusscan op zijn computers draaide. “Die is vervangen door Symantec omdat die scanner in dat specifieke geval beter voldeed. Zoiets kun je doen zonder te testen, maar dan kan het gebeuren dat bepaalde processen ineens niet meer goed werken. Applicaties kunnen in een bepaalde omgeving ineens een ander effect hebben. Dus is mijn devies: maak een testomgeving, simuleer voor je bedrijf bijvoorbeeld een maandafsluiting, zodat je vooraf een beeld krijgt van hoe een gekozen virusscanner werkt. Zo voorkom je dat je een verkeerde scanner kiest die niet vloeiend werkt binnen de systemen van de klant.” Het spreekt vanzelf dat dit advies van Westein ook toepasselijk is op andere systeem- en softwarekeuzes die klanten maken.
Progredi is Latijn voor ‘voortgang’. Westein ziet efficiënt beheerste processen als essentieel voor effectieve bedrijfsvoering en werkt in dat kader samen met het Utrechtse bedrijf Into Control. “Into Control helpt bedrijven die hun beheersing willen verbeteren en voor hun dienstverlening een ISAE3402 verklaring willen krijgen. Hierbij voert een externe accountant als KPMG een audit uit en geeft de ISAE3402 verklaring af, waarna deze beschikbaar is voor klanten. Mijn aanvullende rol daarin is om de processen vooraf kritisch te beschouwen en beter in te richten door onder andere slimme procescontroles te bedenken. Het grote voordeel voor ondernemers is dat deze verklaring ze individuele klant audits bespaart. Bij tien klanten zou je dat tien keer zoveel tijd kosten als die ene KPMG-audit. Ook op die manier waarborgen we de efficiency voor onze klanten
Tekst: Baart Koster / Fotografie: Ruud Voest
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.