Facilitor ondersteunt innovatie bij Ceva Logistics Benelux

1 november 2022 14:42

• Bedrijfsreportages

CEVA Logistics is een wereldwijde speler in vrachtvervoer en logistieke diensten. Een dynamische sector die voor flinke uitdagingen staat. Maar met een bedrijfscultuur die gefundeerd is op voortdurende verbetering en vernieuwing ziet CEVA volop kansen en groeit gestaag, ook in de Benelux. De facilitaire dienstverlening groeit mee. “Een betrouwbaar FMIS is daarbij onmisbaar”, zegt Buse Baytak, Project Manager Facility bij CEVA Logistics Benelux.

CEVA Logistics is met 110.000 medewerkers actief in meer dan 170 landen. Zo’n 9.000 daarvan werken in de Benelux-regio, met hoofdkantoor in Zaltbommel, verspreid over 38 locaties met bij elkaar 2 miljoen vierkante meter aan opslagruimte. “Toen we in 2018 startten met Facilitor waren er minder locaties en had ieder een eigen systeem of tool voor operationele processen. Veel gebeurde ad-hoc, waardoor er weinig overzicht was om te kunnen monitoren en analyseren. De behoefte aan één centraal en geautomatiseerd facilitair management informatie systeem werd met de dag groter, zeker toen de organisatie groeide”, vertelt Buse.

Voortdurend innoveren

Een van de speerpunten binnen CEVA is innovatie, ook voor ondersteunende processen als facilitair management. De keuze voor Facilitor was al een innovatie op zich: van losse tools en handmatige lijsten per locatie naar een centraal, geautomatiseerd FMIS voor de hele organisatie. Toch markeert dat voor Buse alleen het begin: “Met de invoering van één systeem ontstond uniformiteit en verbeterde de operationele structuur. Maar een systeem maakt niet het verschil. Het grootste verschil is dat Facilitor ons helpt om onze dienstverlening efficiënter en professioneler te maken, zodat de facilitaire organisatie voortdurend kan innoveren.”

"Facilitor is een strategische beleidstool voor het facilitair proces"

Structuur, overzicht en uniformiteit

Facilitor is een cloud-FMIS met meer dan 30 standaardmodules, dat meegroeit met het bedrijf. Nadat de basisregistratie is ingericht, start CEVA met de module Service Management voor het meldingenproces, zodat voortaan alle locaties aanvragen voor facilitaire diensten op dezelfde manier behandelen, in Facilitor. Buse Baytak ziet dat dat positief werkt op twee fronten. “Voor medewerkers is er herkenbaarheid. Ze gebruiken overal hetzelfde systeem en vinden daarin snel informatie of documenten die ze nodig hebben terug. Ook als ze doorschuiven naar een andere locatie, wat regelmatig voorkomt bij een dynamisch bedrijf als CEVA. Voor managers is er veel meer inzicht en informatie. Ze maken heel eenvoudig brede analyses met allerlei dwarsdoorsnedes; net zo gemakkelijk voor één als voor alle locaties.” Inmiddels zijn ook bestellingen en inkoop opgenomen in Facilitor; opnieuw een procesverbetering met als resultaat minder mailverkeer en fysieke inloop op de inkoopafdeling.

Meer dan 10.000 objecten scherp in beeld

Terwijl de huurcontracten en het onderhoud voor de panden centraal worden beheerd in de module Contractenbeheer, brengt de module Objectenbeheer structuur aan in de meer dan 10.000 objecten in de panden en op bedrijfsterreinen. “Facilitor geeft automatisch meldingen voor onderhoud of keuringen. Veel objecten moeten voldoen aan de laatste NEN normen of andere wettelijke verplichtingen. Bij audits of inspecties hebben we nu zonder zoekwerk alle onderhoudsdata, onderhoudsrapporten, keuringscertificaten en andere documenten direct paraat.”

Veel winst bij terugkerend onderhoud

Veel bedrijven breiden Objectenbeheer uit met de module Periodieke Taken, waarmee regelmatig terugkerende taken, zoals onderhoud, automatisch op de planning komt. Bij CEVA loopt hiervoor een pilot. De verwachtingen van Buse zijn hooggespannen. “De module krijgt een koppeling naar onze vaste onderhoudspartij. Nu werken wij nog in hun systeem, maar dat draaien we om: onze meldingen in Facilitor komen dan rechtstreeks in hún systeem. Ook de afhandeling loopt via Facilitor. Dat gaat ons veel opleveren: het scheelt werk én we houden alles bij elkaar in één systeem.”

"Zonder inspanning zijn we volledig AVG-proof"

Verder uitbreiden naar MJOP en MJOB

“De volgende stap is MJOP (de meerjarenonderhoudsplanning) die we automatisch uit het FMIS willen halen met daaraan gekoppeld de budgettering voor het meerjarenonderhoud (MJOB) om het geplande onderhoud en de verwachte kosten voor komende jaren te monitoren. Zien we daar uitschieters? Dan kunnen we op tijd bijsturen of nieuw beleid maken. Als we zo ver zijn, hebben we met Facilitor een sterke, strategische beleidstool in handen waarmee we het volledige proces van initiële melding tot meerjarenplanning, inclusief budgettering en afhandeling, kunnen sturen.”

Digitale bezoekersregistratie: snel én AVG-proof

Het is duidelijk: Facilitor zorgt bij CEVA voor steeds verdergaande professionalisering, efficiëntie en gebruiksgemak binnen het facilitaire proces. Daar dragen ook nog andere modules aan bij, zoals een mobiele app voor meldingen vanaf elke locatie, geautomatiseerde werkplekreserveringen en een digitale bezoekersregistratie. Voor het laatste loopt eveneens een pilot. Buse is enthousiast over de efficiëntie en tijdwinst die dit oplevert. “De receptie heeft geen papierwerk meer en alle gegevens zijn altijd compleet. Adequate registratie is wettelijk verplicht, maar ook noodzakelijk voor onze eigen veiligheidsprocedures. En minstens zo belangrijk: Facilitor verwijdert persoonsgegevens automatisch binnen de gestelde bewaartermijn. Zonder inspanning zijn we dus helemaal AVG-proof.”

"Hoe langer we met Facilitor werken, hoe meer inzichten we krijgen om te verbeteren"

Steeds meer inzicht en efficiëntie

Buse Baytak vindt dat Facilitor uniformiteit heeft gebracht en een grote bijdrage levert aan de continue ontwikkeling van de Facility-afdeling binnen CEVA Benelux. “Bestaande en nieuwe locaties werken efficiënt vanuit één systeem, zonder dat ze zelf steeds het wiel hoeven uit te vinden. Ik merk dat, hoe langer we Facilitor gebruiken, hoe meer inzichten we krijgen om meer met het FMIS te doen en te verbeteren. Zowel door eigen inzicht als door te sparren met de consultants van Facilitor. Bij iedere aanpassing, nieuwe rapportagefunctie of module verbetert onze efficiëntie. Nee, voorlopig zijn we nog niet klaar…”

Door: Monique van Deursen; Komm’A Communicatie, november 2022

Interessant artikel? Deel het: