Een boekhoudprogramma doet meer dan debet en credit optellen. Dankzij de koppeling met de bankrekening kan het bijvoorbeeld ook facturen en herinneringen versturen - automatisch. Vooral die laatste functie kan ondernemers veel geld schelen, want tijdverlies in het debiteurenbeleid is een lopende verliespost. Maar niet elk boekhoudprogramma is voor elk bedrijf even geschikt. Hoe kiest u het beste pakket? Net als voor de keuze van de meest geschikte hypotheek, lijfrente, zorgverzekering of leaseauto bestaat daarvoor gelukkig een professionele vergelijkingswebsite.

Voor alles zoeken we tegenwoordig een vergelijkingswebsite. Een nieuwe vaatwasser? Eerst effe googelen. Een nieuwe zonnecrème? Even op het gemak uitzoeken welke optimaal bij onze bleke huid past. Het regent de eerste uren toch nog. Zelfs als we uit eten gaan willen we eerst weten wat voorgaande gasten van dat restaurant vonden en of de béchamelsaus er werkelijk zo op je darmen slaat. Maar een boekhoudprogramma, feitelijk niets meer of minder dan het stuk hersenen dat over de financiële gezondheid van ons bedrijf waakt, dat kopen we nog net niet blindelings. Tsja, debet en credit is overal hetzelfde, in Amsterdam evengoed als op Antarctica.  Inkomende en uitgaande bedragen wegstrepen, invoeren, optellen en de balans opmaken – dat kun je toch echt niet vergelijken met een kwestie als de keuze van de kleur van de nieuwe bedrijfswagen? En toch doen teveel ondernemers of het zaken van gelijke orde zijn. Om eerlijk te zijn: die kleur doet er werkelijk weinig toe, tenzij u in een roze auto gaat rondrijden terwijl u rouwkransen verkoopt, want dat zal de omzet niet verhogen.

Wat het oplevert

Er is boekhoudsoftware die speciaal geschreven is voor ZZP’ers, er is er die bedoeld is voor MKB bedrijven en er is er die voor beide doelgroepen even geschikt is. Het ene programma is zo basic dat het nog geen tientje per maand kost, het andere bevat al zoveel toeters en bellen dat je net geen vier tientjes aftikt. Maar het geld dat je er aan kwijt bent zou niet de doorslaggevende factor moeten zijn, wel het geld dat het je óplevert. Een helder overzicht op het scherm geeft u namelijk ook een duidelijk overzicht in uw hoofd: u weet waar u financieel staat, niet alleen van maand tot maand maar ook van dag tot dag. Misschien nog belangrijker is de functionaliteit van de koppeling met bankrekeningen. De ondernemer die steeds de actuele stand van zaken heeft, wat debiteuren en crediteuren betreft, kan aanmaningen en administratieve kosten voorkomen. Hij of zij kan ook veel dichter op de bal spelen wat zijn klanten betreft. Want heeft u zich weleens gerealiseerd hoeveel geld ondernemers laten lopen door ten eerste laat te factureren en ten tweede te lang te wachten met het versturen van een herinnering? Wie wacht geeft ook een signaal: ik heb het geld niet zo hard nodig, en dat signaal sterkt de wanbetaler in zijn uitstelgedrag. Hoe simpeler het is een offerte en factuur op te maken, hoe eerder u dit doet. En als het programma zélf zijn herinneringen verstuurt, direct na het aflopen van de betalingstermijn, levert u dat niet alleen geld op maar ook nachtrust. Een zorg minder betekent meer energie voor uw eigenlijke werk.

Eén druk op de knop

Niemand houdt van stofzuigen. Niemand doet graag de afwas. Niemand neemt fluitend van plezier het strijkijzer ter hand. Bijna niemand begint handenwringend aan de boekhouding. Maar we weten allemaal dat het moet gebeuren. Zorg dan dat u er zo min mogelijk tijd aan kwijt bent, dat u zo min mogelijk fouten maakt en dat u met één druk op de knop de hele santemekraam kan versturen naar een bank, een belastingkantoor of een accountant. Selecteer daarvoor eerst het juiste boekhoudprogramma op de onafhankelijke website adminvergelijker. Pas daarna heeft u weer tijd voor werkelijk ‘belangrijke’ zaken in het leven, zoals het kiezen van de kleur van uw nieuwe wagen.

Tekst: Jeroen Kuypers

Interessant artikel? Deel het: