Auto van de zaak: zo regel je het als ondernemer

28 september 2022 11:30

• Bedrijfsadvies

Een auto van de zaak is voor veel werkende Nederlanders een mooie plus. Zo’n auto van de zaak toevoegen aan de secundaire arbeidsvoorwaarden van een contract kan dus als ondernemer in je voordeel werken. Wel moet je dan een aantal zaken weten én goed regelen. In dit artikel lees je wat er allemaal komt kijken bij een auto van de zaak.

Auto van de zaak versus bedrijfsauto

Zoals de naam al zegt, hoort een auto van de zaak bij het bedrijf. Hier mogen werknemers in rijden. Er is echter wel een verschil met een bedrijfsauto. Twee termen die nog wel eens door elkaar worden gebruikt. In een bedrijfsauto mag het personeel rijden onder werktijd om naar klantafspraken te gaan. In principe komt de auto aan het eind van de werkdag weer terug naar het bedrijf. Een auto van de zaak mag een werknemer ook privé gebruiken. De werknemer kan deze gebruiken om bijvoorbeeld klanten te bezoeken, maar bijvoorbeeld ook om in het weekend boodschappen te doen.

Waarom een auto van de zaak?

Voor bepaalde beroepen is het handig of zelfs noodzakelijk dat een werknemer een auto van de zaak heeft, omdat hij of zij voortdurend langs klanten gaat. Denk hierbij aan een vertegenwoordiger of een makelaar. In andere gevallen kan een auto van de zaak een hele mooie secundaire arbeidsvoorwaarde zijn. Is er in jouw beroepssector sprake van krapte op de arbeidsmarkt? Dan kan een dergelijke voorwaarde dé reden zijn nieuw talent over de streep te trekken.

De auto leasen of kopen?

Er zijn twee manieren om een auto voor je personeel aan te schaffen: kopen of leasen. Beide hebben hun voor- en nadelen. Als je een auto koopt, is hij helemaal van jou. Dit betekent echter dat je ook de kosten voor verzekering, belasting en onderhoud voor je rekening moet nemen. Ga je auto’s leasen van een maatschappij dan zijn de kosten voor onder andere onderhoud voor de rekening van de leasemaatschappij. Ook de restwaarde van de auto ná het beëindigen van het contract, ligt in dit geval bij de leasemaatschappij. De auto blijft dus altijd eigendom van de leasemaatschappij en daarnaast betaal je de leasemaatschappij ook voor de diensten / service die zij leveren.

Hoe werkt een leasecontract?

Stel, je wilt (enkele van) je personeelsleden een auto van de zaak geven op basis van een leasecontract. Je betaalt dan als werkgever voor de volgende zaken:

• Brandstof
  • De gemakkelijkste manier om de kosten voor de brandstof gemakkelijk te kunnen verwerken is via een tankpas. Dit scheelt je een hoop administratie en voorschieten door medewerkers.
• Eigen risico bij schade
  • Heeft je werknemer schade gereden? Dan betaal je voor de reparatie daarvan een eigen risico. In het leasecontract maak je hierover duidelijke afspraken.
• Contractkosten
  • De kosten verschillen per maatschappij, maar hangen ook af van de keuzes die je maakt. Zo hangt de prijs af van de leaseperiode, maar bijvoorbeeld ook van serviceniveau.

Hoe zit het met de bijtelling?

Als een werknemer de auto van de zaak ook privé gebruikt, ziet de belastingdienst dit als loon in natura. Over loon moet belasting betaald worden en dat geldt ook voor privégebruik van de zakelijke auto. Tot 500 kilometer per jaar is er een vrijstelling. Zit de medewerker boven dit aantal kilometers? Dan betaalt deze hierover inkomstenbelasting. Het bedrag hangt af van de cataloguswaarde van de auto, de uitgiftedatum van het kenteken en daarnaast de hoogte van de CO2-uitstoot. Zorg dat de werknemer hiervan goed op de hoogte is en zorg daarnaast ook dat dit goed is ingeregeld in de salarisadministratie software.

Blijft de werknemer onder 500 kilometer dan moet er een kilometerregistratie worden bijgehouden om dit aan te kunnen tonen. Deze plus een verklaring van ‘geen privégebruik van een auto’ moet de werknemer dan bij jou aanleveren, voor jouw administratie.

Een eigen bijdrage

Je kunt je personeel vragen om een eigen bijdrage voor het gebruik van de auto van de zaak. De werknemer betaalt dan een vast bedrag per maand voor het privégebruik van een auto van de zaak. De eigen bijdrage houd je automatisch in op het salaris van de werknemer. Je kunt je personeel dit echter niet verplichten. Het voordeel voor de werknemer is dat de eigen bijdrage afgetrokken kan worden van de fiscale bijtelling. De eigen bijdrage mag hierbij niet hoger zijn dan de totale bijtelling.

Daarnaast kun je een werknemer ook een eigen bijdrage laten betalen als deze het normleasebedrag overschrijdt. Het normleasebedrag is het bedrag dat jouw personeel maximaal mag uitgeven aan een auto van de zaak. Dit bedrag kun je als werkgever zelf bepalen, waarbij je het soort leaseauto als uitgangspunt neemt. Je hebt bijvoorbeeld een normleasebedrag van 400 euro ingesteld, maar de werknemer wil een auto die 500 euro per maand aan leasekosten heeft. Dan kan de werknemer deze overige 100 euro betalen middels een eigen bijdrage.

Verplicht uitlenen aan collega’s?

In principe moet een auto van de zaak het bedrijf ook echt ten goede komen. Stel, een werknemer komt met de auto naar kantoor en gaat daar aan het werk. Op dat moment zou een andere werknemer gebruik kunnen maken van de auto om bijvoorbeeld een klant te bezoeken. Het is zeker mogelijk om deze verplichting met je personeel af te spreken, maar denk erom dat je wel goede en heldere afspraken maakt hierover.

De auto van de zaak intrekken van de werknemer?

Je kunt als werkgever niet zomaar de auto van de zaak weer terug vorderen, terwijl het contract nog loopt. De auto van de zaak is onderdeel van de arbeidsvoorwaarden en zowel jij als je werknemer hebben hiervoor getekend. Alleen met gebruikmaking van zeer zwaarwegende argumenten mag je de auto van de werknemer voortijdig innemen. Deze argumenten moeten dan wel zodanig zwaar wegen dat je ook de arbeidsvoorwaarden eenzijdig kunt veranderen. Neem bij twijfel op dit gebied altijd een jurist in de arm.

Een autoregeling instellen

Zoals je merkt zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten. Goede communicatie is daarom belangrijk. Als werkgever is het dan ook verstandig om een autoregeling in te stellen. Hierin leg je precies vast wat de afspraken zijn omtrent het gebruik van een auto van de zaak. Onderwerpen van dergelijke afspraken zijn:

• Eigen bijdrage of beperking van het aantal privékilometers
• Delen met collega’s
• Wat te doen wijziging van functie of vertrek werknemer
• Schade en eigen risico
• Wie mag de auto besturen?
• Afkoopregeling

Op zoek naar een bredere regeling dan een auto van de zaak en heb je de mogelijkheden binnen je bedrijf? Dan zou je kunnen denken aan een mobiliteitsbudget. Hiermee geef je jouw werknemer zelf meer vrijheid in de keuze voor vervoer en stimuleer je vitaliteit en duurzaamheid.

Interessant artikel? Deel het: