5 tips voor het kiezen van een vertaalbureau dat bij jou past

31 januari 2023 11:34

• Bedrijfsadvies

Als je je als ondernemer niet alleen op de Nederlandse markt richt, maar ook actief bent over de landsgrens of daar zakelijke contacten hebt, dan kan het zijn dat je (regelmatig) vertalingen nodig hebt. Website vertalingen, webshop vertalingen, nieuwsbrieven, e-mails, vacatures en blogs zijn een greep uit de typte teksten die mogelijk een vertaling behoeven. Als je online zoekt naar een vertaalbureau, dan zie je dat er enorm veel keuze is en dat ieder vertaalbureau zijn eigen expertise heeft. Het kan dan ook lastig zijn om te bepalen welk vertaalbureau het beste bij jou past. In dit blog lees je vijf tips om snel en makkelijk een keuze te maken voor een vertaalbureau dat het beste aansluit bij jouw wensen.

Tip 1: Bepaal of je graag zelf de touwtjes in handen hebt, of dat je je wil laten ontzorgen

In de vertaalwereld zijn er grofweg twee soorten dienstverlening te onderscheiden: het vertaalbureau dat de touwtjes in jouw handen legt en verwacht dat je zelf het een en ander aan voorwerk verricht. En het vertaalbureau dat jou grotendeels ontzorgt. Als ondernemer weet je als geen ander hoe belangrijk het is dat een bepaalde tijdsinvestering voldoende oplevert. Het is dan ook nuttig om te bepalen of je de tijd ervoor over hebt om zelf het voorwerk te doen of dat je je wil laten ontzorgen. Vertaalbureaus gericht op self service, bieden vaak een lagere woordprijs aan. Dit heeft er mee te maken dat zij geen projectmanager hoeven te betalen die het werk voor jou uit handen neemt. Taken die je zelf moet verrichten zijn bijvoorbeeld het aanvragen van een offerte, het zelf uploaden van je vertaalopdracht of het zelf downloaden van een opdracht zodra de vertaling klaar is. Als je hier geen tijd voor hebt of vrij wil maken, dan kan je er ook voor kiezen om het vertaalbureau het werk te laten doen. Je komt dan vaak uit bij een wat meer traditioneel vertaalbureau.

Tip 2: Wil je samenwerken met een vertaalbureau op basis van werkdagen of kalenderdagen

Hoe snel heb jij je vertalingen nodig? Heb je geen strakke deadline en geen haast met jouw vertaalopdrachten, dan kan je waarschijnlijk prima uit met een vertaalbureau die werkt op basis van werkdagen. Ben je als ondernemer ook vaak ’s avonds of in het weekend aan het werk? Of vind je het belangrijk dat je in ieder geval de keuze hebt om op die tijden opdrachten te kunnen plaatsen? Dan kan een vertaalbureau die kalenderdagen hanteert wel eens een uitkomst zijn. In dat geval werken vertalers 24/7 aan jouw vertaalopdrachten, dus ook in de avonden, weekenden en op feestdagen.

Tip 3: Denk na over de betaalwijze die je wil hanteren (vooraf of achteraf)

Heb je de mogelijkheid om een opdracht meteen te betalen, of zit je met een financiële afdeling die wat langer de tijd nodig heeft om facturen te verwerken? In het eerste geval kan je korte metten maken en meteen betalen voor wat je nodig hebt. Je kan vooraf betalen. Is het financiële beheer niet in jouw handen, maar in die van jouw collega(‘s)? Of wil je überhaupt pas betalen als je de vertalingen onder ogen hebt? Dan is het fijn als een vertaalbureau een optie biedt tot achteraf betalen. De betaaltermijnen variëren vaak tussen de 14 en 90 dagen. Let wel goed op of hier nog additionele kosten aan verbonden zijn. Kies je voor een langere betaaltermijn (vaak boven de 30 dagen), dan kan het zijn dat er extra kosten mee gemoeid gaan.

Tip 4: Ga na of er veel woordherhalingen zitten in de tekst

Vind je het belangrijk dat een vertaalbureau woordherhalingen in mindering brengt, of kies je liever voor een vast laag tarief? Het kan aantrekkelijk klinken dat een vertaalbureau een percentage korting in rekening brengt voor de aftrek van woordherhalingen, maar het is vaak nog voordeliger om te kiezen voor een vertaalbureau dat een vast laag tarief rekent. Het is dan ook de moeite waard om hier zelf of met behulp van het vertaalbureau een berekening op los te laten.

Tip 5: Kijk verder dan prijs en levertijd

Vertaalbureaus zijn ook makkelijk te onderscheiden door andere pijlers dan prijs en levertijd, zoals de kwaliteit en een kwaliteitsgarantie. Elk vertaalbureau zal zich aanprijzen als het bureau met ‘de beste kwaliteit’. Je kan zelf het beste een oordeel vellen door klantreviews te lezen op onafhankelijke websites, zoals Feedback Company of Trustpilot. Daarnaast is het ook goed om te weten hoe de kwaliteit gegarandeerd wordt. Vind je hier niets over terug op de website, dan wordt het tijd om de telefoon te pakken en een belletje te gaan doen. Is een vertaalbureau ISO-9001 of ISO-17100 gecertificeerd, dan zit je in de regel vaak al goed. Zij moeten namelijk aan strenge voorwaarden voldoen om deze certificering te mogen dragen. Elke opdracht moet bijvoorbeeld gereviseerd worden en vertalers die zich aanmelden bij een gecertificeerd vertaalbureau moeten aan door de ISO opgelegde eisen voldoen. Tot slot geven we als tip mee om de algemene voorwaarden goed door te lezen voordat je met een vertaalbureau in zee gaat. Zo ben je in ieder geval op de hoogte van hoe er met jouw gegevens, betalingen, leveringen, et cetera wordt omgegaan.

Interessant artikel? Deel het: