Goedkoper inkoopproces in 5 stappen

19 augustus 2019 15:50

Inefficiënt inkoopgedrag zien we dagelijks voorbijkomen op onze webshop. Honderd bezoekers, nog geen 10 kopers. En die andere 90 dan? Zij zoeken, kijken en vergelijken… Dat kan beter.

Ondernemers, hun inkopers of officemanagers besteden te veel tijd aan het zoeken naar kantoorartikelen voor dagelijks gebruik. Kantoorartikelen die ze waarschijnlijk ook bij hun vaste of laatste leverancier kunnen vinden. U denkt nu misschien, als ik bij een vaste leverancier blijf is het duurder, maar is de tijd die u gebruikt om naar acties en kortingen te zoeken dan gratis?

Ik raad u aan om als ondernemer geen tijd te verspillen aan low-interest aankopen. Besteed er één keer aandacht aan, bij de keuze van de leverancier en blijf daarbij.

Hoe pakt u de keuze van de leverancier het beste aan?

Stap 1: Bepaal welke artikelen u regelmatig nodig heeft

Maak een lijstje van de artikelen die u regelmatig nodig heeft, oftewel de artikelen die in bijna iedere order van het afgelopen jaar besteld werden en zet erbij hoeveel er hiervan verbruikt werden. U vraagt deze informatie aan de leverancier of u haalt het gemakkelijk uit de facturen van het afgelopen jaar.

Stap 2: Maak een inschatting van wat er het komende jaar nodig is

Zijn er veranderingen binnen de onderneming? Meer werknemers aangenomen? Of juist processen aangepast? Het archiveren gedigitaliseerd? Facturatie omgezet naar PDF? Dit heeft invloed op het toekomstige volume. Tot in detail plannen hoeft niet, het gaat tenslotte slechts om een schatting.

Als richtlijn kunt u nemen dat u per kantoormedewerker een budget van ca. 250-350 euro moet voorzien, afhankelijk van de werkzaamheden. Voor blue-collar workers is dit meestal lager.

Stap 3: Zoek een aantal mogelijke leveranciers

Google een aantal leveranciers en bekijk of zij voldoen aan de criteria die voor u van belang zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de breedte van het assortiment, de manier van bestellen, gebruiksgemak van de webshop, levertijden en betaalcondities (op factuur), het gemak van opnieuw bestellen en of de leverancier een catalogus heeft. Het belangrijkste is dat u zich op uw gemak voelt.

Stap 4: Zoek of vraag de prijzen op

Vergelijk de prijzen van 3-4 mogelijke leveranciers aan de hand van het jaarlijks volume dat u eerder had vastgelegd. Check wel of het om het dagelijkse prijsniveau gaat en niet om een tijdelijke promotie of prospect prijs, zoals in sommige catalogi met grote geschenken voorop. Geef ook aan de andere criteria uit stap 3 een score, eventueel gewogen op basis van uw belang.

Stap 5: Plaats een proefbestelling

Heeft u enkele leveranciers geselecteerd? Bel de leverancier(s), stel een paar vragen, maak een proefbestelling en beoordeel de service.

Tevreden? Gefeliciteerd, dan heeft u een nieuwe leverancier voor uw kantoorbenodigdheden gevonden! Zoek niet verder, ook niet omdat een artikel soms wat duurder lijkt te zijn. Kunt een artikel niet direct vinden? Bel of mail en laat de leverancier het zoekwerk voor u doen. Denk aan die 90% van de bezoekers die vruchteloos op zoek zijn op andere sites, maar er niet in slagen hun zoektocht goed af te ronden.

Is het voor u en uw onderneming belangrijk om meer tijd en geld te besparen? Deze stappen zullen u een eind op weg helpen.

Interessant artikel? Deel het: