5 voorwaarden om je bedrijf klaar te stomen voor Het Nieuwe Werken

12 november 2019 09:20

Het Nieuwe Werken is het flexibele werken van deze tijd. Werkgever en werknemer gaan een werkverband aan dat minder rigide is dan het aloude negen-tot-vijf achter een bureau in het bedrijfspand. Dit is niet een manier van werken die je met een vingerknip succesvol kunt introduceren. Een aantal zaken moet op orde zijn voordat je echt klaar ben voor Het Nieuwe Werken. We zetten er hier vijf op een rijtje voor je.

Virtualisatie van de werkplek

Je hebt de juiste ICT-faciliteiten nodig om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken. Hiervoor moet je een digitale werkplek creëren voor je medewerkers die vanuit alle plekken waar internet is – uit en thuis – toegankelijk moet zijn. Deze virtualisatie van de werkplek gaat gepaard met apps die niet op afzonderlijke computers draaien, maar op een zogenaamde virtuele werkplek. Om slechts een aantal voorbeelden te noemen: denk aan programma’s uit het Microsoft Office-pakket die vanuit overal op te starten zijn en waarbij in een cloud bestanden opgeslagen en gedeeld kunnen worden. Bij zo’n werkplek virtualisatie is gebruiksvriendelijkheid uiteraard een belangrijke factor. Medewerkers hebben overzicht nodig om niet alleen van het systeem al gestrest te raken.

HR-proces aanpassen

Wanneer je begint met Het Nieuwe Werken, geef je je medewerkers meer zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid. Zij kunnen flexibeler omgaan met waar en wanneer ze werken. Dat betekent ook dat je iets moet veranderen aan het HR-proces om dit te faciliteren. Je hebt immers afspraken over voor hoeveel uur een medewerker onder contract staat en uitbetaald krijgt. De urenverantwoording wordt met Het Nieuwe Werken een stukje ingewikkelder. Daarom moeten daar nieuwe afspraken over vastgelegd worden, evenals over toegestane werktijden en de vergoedingen daarvoor. Het is immers niet de bedoeling dat wanneer jouw medewerker zelf ervoor kiest om in de avonds werk te doen, dat jij daar een extra toeslag voor zou moeten betalen als werkgever.

Trainingen en workshops

Omdat er een flinke knop om moet bij Het Nieuwe Werken bij zowel medewerkers als leidinggevenden, moet je er niet automatisch van uitgaan dat dit zomaar goed gaat. Werk er naartoe in een proces waar je ruim de tijd voor neemt, en investeer gedurende dat proces vooral in relevante trainingen en workshops die aansluiten bij de nieuwe werkwijze. Geef je personeel de handvaten die ze nodig hebben om op een goede manier om te kunnen gaan met zowel hun nieuwe zelfstandigheid als de virtuele werkplek.

Kwaliteit van de werkplek

Eén gevaarlijke valkuil waar je als werkgever niet in moet stappen, is het overtreden van de Arbowet. Deze dicteert dat jij als werkgever verantwoordelijk bent voor de kwaliteit van de werkplek van je werknemer en dit ook moet waarborgen. Dit is natuurlijk geen probleem in je bedrijfspand, waar je alles in principe onder controle hebt, maar helaas geldt de wet ook werkplekken buitenshuis. Gebeurt er daar een ongeval, dan loop je als werkgever het risico verantwoordelijk gehouden te worden voor schadeletsel. Je kunt dit probleem om twee manieren ondervangen. Enerzijds kun je jouw medewerker van uitgebreide voorlichting voorzien over hoe een geschikte werkplek eruit hoort te zien. Je moet dan wel op papier vastleggen mét de handtekening van de werknemer dat dit plaatsgevonden heeft. De andere optie is om een flexovereenkomst aan te gaan met je medewerker. Daarin kun je opnemen dat jouw werknemer verklaart alleen op een Arbo-verantwoorde werkplek te werken.

Kwaliteit boven kwantiteit, maar niet exclusief

Wanneer een medewerker buiten het zicht van managers en collega’s zijn werk doet, is hij ook meer op zichzelf aangewezen wat betreft het eindproduct. De werkhouding van de medewerker is niet meer zo goed te monitoren, met als gevolg dat de nadruk komt te liggen op de kwaliteit van het werk dat aangeleverd wordt als beoordelingsfactor. Dit moet een werkverhouding zijn die zowel voor de medewerker als de manager duidelijk is. Dat kwaliteit belangrijker wordt dan netjes van negen tot vijf je werkuren draaien, wil niet zeggen dat kwantiteit er niet meer toe doet. Het risico van met name thuiswerken is dat er af en toe een keer iemand voor de deur staat, boodschappen gedaan worden of de kinderen van school opgehaald moeten worden. Met andere woorden: de scheidslijn tussen werk en privé vervaagt wanneer je de werknemer zijn eigen werkuren laat indelen. Toch moet een medewerker niet op kantoor aanwezig is ook bereikbaar zijn voor communicatie met collega’s en managers. Duidelijke afspraken hierover zijn dus noodzakelijk, evenals duidelijkheid over waar het functioneren van de medewerker op beoordeeld wordt.

Interessant artikel? Deel het: