Het belang van kiezen van de juiste software voor je bedrijf

20 november 2020 16:17

Je bedrijf is in de groei. Dat is positief, maar dit betekent ook dat je huidige bedrijfssoftware niet meer goed werkt. De tijd van facturen in Excel maken is nu wel voorbij en je hebt een slimmer systeem nodig. Bijvoorbeeld omdat je bepaalde processen helemaal wilt gaan automatiseren. Daarvoor heb de juiste software voor je bedrijf nodig. Er zijn verschillende redenen om de juiste software te kiezen. Want meestal ga je voor langere tijd een contract met een leverancier aan.

Waarom de juiste software belangrijk is

De juiste bedrijfssoftware is software waar je langere tijd gebruik van kunt maken. Zo zijn er softwarebedrijven die alleen standaardpakketten aanbieden. Als je als ondernemer niet veel eisen hebt, kun je zo’n pakket aanschaffen. Maar als je bepaalde eisen hebt die je niet snel in een pakket vindt, kun je ook kiezen voor een pakket op maat. De meeste bedrijfssoftware biedt ook mogelijkheden zoals koppelingen tussen andere programma’s. Denk bijvoorbeeld aan software die belangrijke documenten automatisch versleuteld opslaat in de cloud. Of software die facturen automatisch koppelt aan iDEAL, zodat relaties gemakkelijker kunnen betalen. De juiste software maakt het dus makkelijker om je bedrijf te leiden.

Het lost een probleem op

De juiste software voor je bedrijf lost een probleem op. Vaak is dat omdat je huidige software niet meer past bij de omvang van je bedrijf. Meestal loop je dan tegen verschillende problemen op. De bedoeling is dat de nieuwe software dit verhelpt. Schrijf daarom alles op waar je tegenaan loopt. Denk na over zaken die je per sé moet hebben en zaken die ‘alleen fijn zouden zijn om te hebben.’ Op die manier weet je welke software je precies zoekt.

Je gaat voor een langere tijd met de software werken

Bedrijfssoftware kan behoorlijk prijzig zijn in de aanschaf. Daarom maak je liever geen fouten bij dergelijke besluiten. Het belang van de juiste software voor je bedrijf kiezen zit dus ook in de omgeving van de kosten. Als je veel geld investeert in de aanschaf van software, zal je deze software waarschijnlijk voor langere tijd gaan gebruiken.

Het is daarom belangrijk dat je weet wat je wilt en dat je op de hoogte bent van de mogelijkheden. Is het bijvoorbeeld mogelijk om later nog mogelijkheden bij te bouwen aan de hand van maatwerk? Is er een technicus die je on-site verder kan helpen bij problemen? Voordat je overgaat op aanschaf van de software kun je beter eerst een demoversie tijdelijk in gebruik nemen. Zo weet je of de software bij je past.

De leverancier biedt mogelijkheden

De juiste software kiezen doe je vooral als de leverancier mogelijkheden biedt. Bijvoorbeeld doordat de leverancier veel functionaliteiten biedt. Als ondernemer kun je beter overzicht houden wat er in je bedrijf gebeurt. De leverancier biedt bijvoorbeeld een goede kwaliteit voor een aantrekkelijke prijs. Natuurlijk is het belangrijk dat als je overstapt naar andere software, ook alle overige medewerkers correcte instructies krijgen. En dat de software niet op lange termijn geleverd wordt, want dan ligt de onderneming te lang stil.

De aanschaf van de juiste software voor je bedrijf kan behoorlijk in de papieren lopen. Daarom bieden sommige leveranciers niet alleen mogelijkheden binnen de software zelf, maar ook binnen de levering. Zo kun je soms in termijnen betalen. Dit is afhankelijk van het verdienmodel van de leverancier.

Je wilt met meerdere medewerkers tegelijkertijd kunnen werken

Ten slotte werken we steeds meer thuis en onderweg. Collega’s zijn op locatie bij de klant. Het is dan vervelend om achteraf nog een rapportage te moeten maken. Om deze reden kiezen steeds meer bedrijven ervoor om in de cloud te gaan werken. De helft van alle bedrijven in Nederland doet dat al. Het voordeel daarvan is dat je alleen een internetverbinding nodig hebt. Je kunt dan altijd en overal de bestanden die je nodig hebt opvragen en ter plekke formulieren invullen indien noodzakelijk.

Alle medewerkers kunnen tegelijkertijd in het systeem. Je hoeft dan dus niet meer te wachten tot een collega klaar is. Zo werk je snel en efficiënt. De juiste software voor je bedrijf zorgt er dus voor dat je minder tijd kwijt bent aan taken die anders langer duren.

Interessant artikel? Deel het: