Hoe kies je een goede locatie voor je bedrijfsevenement?

9 juni 2020 16:11

• Facilitair

Het organiseren van een bedrijfsevenement is een nuttig instrument om je te presenteren als bedrijf en mensen te interesseren voor je producten, diensten en expertise. Daarnaast is het natuurlijk een goed moment om te netwerken en zakelijke banden aan te halen. Maar een bedrijfsevenement organiseren kost ook veel tijd en geld. Dan wil je natuurlijk wel dat je evenement ook succesvol wordt. Eén belangrijke factor daarbij is de evenementenlocatie die je kiest. Hoe kies je een goede locatie voor je bedrijfsevenement?

Kies een centrale locatie

Een belangrijke vraag die je jezelf moet stellen, is waar je genodigden vandaan moeten komen. Om mensen te interesseren om naar jouw bedrijfsevenement te komen, is het zelden een goed idee om in het uiterste noorden of zuiden je evenement te organiseren. Ook niet als je bedrijf daar gevestigd is. Voor een deel van je genodigden zal dit goed uitkomen, maar voor anderen is het een erg lange reis waar ze wellicht geen zin in hebben. Een centralere locatie is daarom een betere keuze. Zo kun je de ‘pijn’ als het ware een beetje verdelen en de afstand voor iedereen acceptabel houden.

Bereikbaarheid met het openbaar vervoer

Naast het kiezen van een locatie die centraal genoeg is om de reistijd voor al je gasten acceptabel te houden, is het ook van belang dat je evenementlocatie goed bereikbaar is. Met de auto is dat zelden echt een probleem, maar er zijn ook mensen die met het openbaar vervoer willen komen. Kies daarom voor een locatie die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. Dat wil zeggen dat de dichtstbijzijnde halte niet op twintig minuten lopen moet zijn en iemand die met de trein komt niet daarna nog meer dan één bus of andere vorm van lokaal openbaar vervoer moet hoeven nemen om er te komen. Dat schrikt mensen af. Het zou zonde zijn als je bezoekers kwijt raakt aan een slecht gekozen locatie.

De juiste faciliteiten

Niet alle evenementlocaties zijn in de regel geschikt voor alle ideeën die jij hebt voor jouw evenement. De technische mogelijkheden moeten er zijn om hetgeen jij in gedachten hebt mogelijk te maken. Ga er niet zomaar van uit dat alles mogelijk is, maar bevraag beoogde locaties goed om te achterhalen of alles daar ook uitvoerbaar is. Heb je een geschikte locatie gevonden, draai zeker ook een paar testen ter plekke om ervoor te zorgen dat op het moment suprême alles naar behoren functioneert. Je wilt immers geen flater slaan in het bijzijn van je zakenrelaties; integendeel, dit is juist het moment waarop je indruk wilt kunnen maken.

De juiste uitstraling

Denk ook goed na over welke uitstraling past bij jouw bedrijf. Wil je een gemoedelijke uitstraling? Of een groene, duurzame uitstraling? Of past strak en modern juist goed bij jouw bedrijf? Een mismatch kan erg vreemd overkomen op je zakenrelaties. Als hypermodern bedrijf komt het kneuterig over als je voor een wat al te gemoedelijke, rustieke evenementlocatie gaat. Anderzijds laat de presentatie van een gemoedelijk bedrijf in een strakke, moderne setting bij gasten mogelijk niet het gevoel na dat je wilt dat ze bij jouw bedrijf hebben. Is duurzaamheid een belangrijk thema in jouw bedrijfsvoering, probeer dat dan ook te laten zien in je keuze voor de evenementenlocatie. Daarmee voorkom je ook verwijten dat je eigen waarden niet nagekomen bent tijdens je bedrijfsevenement.

De juiste grootte

Uiteraard wil je voldoende ruimte hebben om je programma te kunnen draaien en al je gasten kwijt te kunnen. Een te kleine locatie kiezen zorgt voor een oncomfortabel evenement waarbij gasten zich niet prettig zullen voelen en mogelijk zelfs het gevoel krijgen dat je hebt beknibbeld op de evenementlocatie. Met te veel mensen op een kleine ruimte kan het ook bovendien ook nog eens erg warm worden. Een te grote locatie kan echter ook aardig killing zijn. Als je de ruimte niet goed gevuld krijgt, ziet dat er wat treurig en armoedig uit en zullen gasten het gevoel krijgen dat het niet is geworden wat jij en zij zelf ervan gedacht hadden. Ook is te veel ruimte dodelijk voor de sfeer tijdens je evenement. Probeer dus goed in te schatten hoe groot de ruimte is die je nodig gaat hebben voor je bedrijfsevenement.

Interessant artikel? Deel het: