Hoezo gebrek aan mensen?

14 november 2018 10:22

Ik hoor en lees steeds vaker dat erg veel organisaties kampen met een tekort aan mensen. Aangezien de economie alweer een tijd in de lift zit, is het iets wat we dan ook vaak klakkeloos van elkaar overnemen. Maar klopt dat wel? Is er echt een tekort aan mensen of kunnen we dit probleem ook anders benaderen? Is er echt een tekort aan mensen of doen mensen de ‘verkeerde’ dingen?

ING verwachtte in december 2017 een economische groei van 2,9% in 2018 in Nederland. Deze economische groei betekent dat er nóg meer werk te verzetten is in het land. Je zou kunnen stellen dat we met z'n allen een paar procent productiever moeten worden om die groei waar te kunnen maken. Maar hoe?

Het verschil wordt gemaakt op de werkvloer

Als het gaat over een 'tekort aan mensen', is er meestal sprake van mensen op de werkvloer. Die werkvloer kan heel divers zijn: van engineers die rekenwerk doen tot productiemensen die werkzaam zijn in een assemblage afdeling, van programmeurs die de juiste code programmeren tot metselaars die prachtige gevels optrekken en verplegers die je helpen met je gezondheid. Deze mensen maken het verschil als het gaat over de effectiviteit en efficiency van een organisatie. Van deze mensen hopen we dus dat ze in staat zijn de extra vraag te kunnen invullen. Dus moeten ze daar alle ruimte voor krijgen.

Het tegendeel is helaas vaak het geval. Al decennia wordt in veel organisaties het werken op de werkvloer steeds moeilijker gemaakt. Zo moeten medewerkers meer en meer administratie doen. In de tijd dat iemand met administratie bezig is, kan hij zijn vak niet uitoefenen. Daarnaast is de informatievoorziening vaak slecht op orde, is de logistiek niet optimaal en gaat er kostbare tijd verloren aan het zoeken naar materialen en informatie die nodig zijn om het daadwerkelijke werk uit te kunnen voeren. Het zou dan ook helpen om onze focus te leggen op het ondersteunen van deze mensen met de voortgang in hun werk.

Een eenvoudige, maar schokkende rekensom

Vanwege ons vak help ik samen met mijn collega’s bij Arpa veel organisaties in het meten van de besteding van arbeidsuren.  We helpen dan teams met de vraag: Hoeveel tijd besteden  we aan activiteiten die er echt toe doen zoals het rekenen, het assembleren, het programmeren of het verzorgen en hoeveel tijd gaat op aan randzaken. Inmiddels heb ik daarbij veel organisaties gezien waarin meer dan 90% van de arbeidsuren worden besteed aan randzaken (!). Dit gaat op voor zowel profit als not-for-profit organisaties. Als we die 90% als rekenvoorbeeld nemen - absoluut geen uitzonderlijke situatie - dan komt dus slechts 10% van de uren ten goede aan het werk waarvoor de klant je eigenlijk inschakelt. Onthutsend!

Het tij keren

Nu de vraag: zou het mogelijk zijn om in jouw organisatie die 90% terug te brengen naar 89% of misschien zelfs 88%? Als het antwoord daarop bevestigend is, dan heb je zojuist JA gezegd tegen een mogelijke productieverhoging van maar liefst 10% tot 20%! Dat zal in de meeste gevallen waarschijnlijk genoeg zijn om de extra vraag als gevolg van de economische groei op te vangen.

Ga kijken

Ik wil je graag uitnodigen om op een nieuwe manier te kijken naar het werk dat er in jouw organisatie wordt verzet. Hoe kun je ervoor zorgen dat je collega’s succesvol zijn in de uitoefening van hun vak? Dat ze lekker voortgang boeken? Kun je de processen zo aanpassen zodat het allemaal iets soepeler gaat? Bij het verkennen van deze beloftevolle mogelijkheid, wil ik je wel een belangrijke tip en belangrijke waarschuwing meegeven.

De waarschuwing: Houd er rekening mee, dat als je de bestede arbeidstijd onder de loep neemt, dat het schokkend kan zijn wat je te zien krijgt… Zelfs zo schokkend dat je de neiging hebt om activiteiten die helemaal niet waardetoevoegend zijn, toch maar te betitelen als 'nodig', zodat je niet helemaal ondersteboven raakt van wat je ziet. (LET OP: dit is geen grap, ik maak dit dagelijks mee). En daarbij: als je aan waardetoevoegende tijd boven de 20% zit, kijk je waarschijnlijk verkeerd).

De tip: Zie wat je ziet, zonder oordeel en zonder verwijt. Het ligt op de loer om direct in te willen grijpen of mensen er op te wijzen dat ze ‘het verkeerd doen'. Maar besef: de mensen in je organisatie zijn 's ochtends opgestaan om er een succes van te maken. Wat je ziet is het resultaat van mensen die hun best doen maar worden gehinderd door onhandige processen. Heb respect!

Bijvangst: blije mensen

Nadat je hebt geconstateerd wat de situatie is, kan het natuurlijk bijna niet anders dan dat je er mee aan de slag wilt. Als de cijfermatige constatering echter nog niet voldoende power geeft om er mee aan de slag te gaan, zou ik je nog iets ter overweging willen geven. Iets dat wat mij betreft veel belangrijker is dan de wat kille, cijfermatige output van processen. Wanneer je klantwaarde en het benodigde vakmanschap weer centraal zet in je organisatie en je met z'n allen je best doet om de vakmensen optimaal te ondersteunen, zul je merken dat de sfeer er met sprongen op vooruit gaat. Voor vakmensen is het natuurlijk heerlijk als er waardering en ondersteuning is voor het vak én de klant zal blij verrast zijn door de toegenomen snelheid en kwaliteit.

Voorzichtig… Deze aanpak kan verslavend zijn ;-)

Over Erik Giebels

Erik Giebels is partner, trainer en coach bij Arpa Learn Instituut. Samen met zijn collega’s ontwikkelde hij het Learn-gedachtegoed, een nieuwe manier van kijken naar organisaties dat principes van onder andere Lean, Ricardo Semler, topsport en diverse communicatie- en coachingmodellen effectief samenbrengt. Met veel enthousiasme helpt Erik leidinggevenden op weg om hun organisatie te transformeren in een Lerende Organisatie, waar werkplezier, elkaar versterken en continu verbeteren centraal staan.

www.arpa.nl

Interessant artikel? Deel het: