Wassen neus of binnen handbereik?

17 oktober 2017 10:05

Databeheer anno 2017: de kwaliteit en betrouwbaarheid van bedrijfsrapportages wordt steeds belangrijker. En de hoeveelheid relevante gegevens binnen één systeem daarmee ook. Big data is een populair onderwerp, maar voor velen nog een ongrijpbaar begrip. Wat komt daar eigenlijk bij kijken? En is het inzetten van big data wel voor iedereen weggelegd?

We spreken hierover met Walter Ruiter, Smart Business consultant bij West IT uit Delft. Dit bedrijf heeft meer dan dertig jaar ervaring met het automatiseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen. Met in het klantenbestand zowel multinationals als middelgrote en kleine bedrijven.

“Faciliteer je medewerkers met toegankelijke bedrijfsprocessen en oplossingen”

Het huis op orde brengen

“Onder big data verstaan wij alle informatie binnen een organisatie, die relevant is voor de bedrijfsvoering. Uitgangspunt is dan ook de vraag hoe een organisatie omgaat met deze informatie”, aldus Walter. “Hoe en waar worden belangrijke gegevens vastgelegd? Welke personen doen dat? Wie hebben er wel of geen toegang tot of kennis van de gebruikte software? Vaak worden er diverse systemen naast elkaar gebruikt, en dat kan dan ook nog per afdeling verschillen. Daarnaast hebben medewerkers vaak ook nog hun eigen voorkeuren hoe ze met informatie omgaan. De kans op versnippering, zowel van de informatie als van de kennis, is daarbij al snel aanwezig. Bij de ene afdeling wordt een geavanceerd programma gebruikt, terwijl een paar kamers verderop nog steeds iemand alles in een Excel spreadsheet bijhoudt.” Fouten en informatie die niet correct of onvolledig is, kan ertoe leiden dat rapportages niet kloppen of alleen via een moeizaam proces tot een overzichtelijk geheel komen.

De oplossing

Stap 1: Breng alle gegevens onder in één systeem

“De beste oplossing ligt eigenlijk voor de hand: breng alle belangrijke gegevens samen in één programma, in één database. Dat kan op maat afgestemd worden op de functies en taken van iedere medewerker. Ook wie bevoegd is om bepaalde informatie in te voeren en/of te raadplegen. Het systeem zorgt automatisch voor de correcte verwerking van die gegevens.” Wanneer al deze informatie in één omgeving wordt beheerd, heeft het management alle tools in handen om betrouwbare rapportages op te vragen. Dat geeft een helder inzicht in de dagelijkse bedrijfsvoering en is men in staat om tijdig bij te sturen op die plekken waar dat nodig is.

Stap 2: Geef medewerkers meer verantwoordelijkheid

“Medewerkers worden steeds meer zelfredzaam. Geef ze dan ook de gelegenheid en bevoegdheid om dat te zijn. Laat ze zelf hun uren, declaraties, verlofaanvragen en andere gegevens invoeren. En motiveer ze met een systeem waarbij het prettig en gebruiksvriendelijk is om dat op de juiste manier te doen.”

De oplossing van West IT

West IT levert tools die prettig en intuïtief zijn om mee te werken. “Overzichtelijk, handzaam en snel. Daarbij niet afhankelijk van tijd en plaats, want je logt in op de cloud, die via een beveiligde internetverbinding altijd bereikbaar is. Wanneer medewerkers zelf snel en eenvoudig in het juiste systeem kunnen komen om hun gegevens in te voeren, zijn ze hier vaak vanzelf toe bereid.”

Het automatiseren van werkprocessen, ook voor het mkb

Er zijn momenteel veel software-oplossingen beschikbaar waarmee elk administratief proces van voor tot achter kan worden ingericht. Vaak hangt hier een stevig prijskaartje aan. Software als Afas, Accountview, Salesforce en Exact zijn voor de gemiddelde mkb-organisatie te kostbaar en vaak te grootschalig. Ook in de open source oplossingen is het aanbod zo breed dat het voor ondernemers moeilijk is om daarin de best passende keuze te maken.

Maak de administratie overzichtelijk en slim

West IT heeft specialisten in dienst die in dit hele proces kunnen adviseren. Van het inventariseren van de aanwezige én ontbrekende gegevens voor de juiste bedrijfsvoering, tot aan het implementeren en inrichten van een bedrijfssoftware omgeving waarmee de totale administratieve organisatie gestructureerd, overzichtelijk en slimmer wordt.

Optimaliseer ook jouw bedrijfsprocessen

Walter Ruiter is enthousiast over de Smart Business oplossingen van West IT. “Wij werken met de open software van Odoo, Pentaho en Alfresco. Hiermee ontstaat een ERP-omgeving waarin alle processen worden beheerd én die volledig op maat kunnen worden ingericht en aangevuld. En dat op een betaalbare manier, ook voor wat kleinere bedrijven.”

Meer informatie op odoo.west.nl kom je meer te weten over de manier waarop West IT-klanten ondersteunt met het optimaliseren van hun bedrijfsprocessen.

Interessant artikel? Deel het: