Ondernemer, let op uw veters
13 maart 2017 11:24
Wat krijgen we nou, hoor ik u denken. Bemoeit de accountant zich ook al met mijn veters? Nou, dat valt mee, of toch niet? Immers u herkent de situatie. U bereidt zich ’s morgens voor op een belangrijke ontmoeting, en u bent een beetje laat.
Als slotactie trekt u uw schoenen aan, trekt de veters aan, en …knap. U mompelt een hier niet op te schrijven woord en probeert de restjes die uit uw schoen steken nog aan elkaar te knopen. De hele dag heeft u last van een voet in een slap aanvoelende schoen. Hoe het er uiterlijk uitziet hebben we het maar niet over. Is dit te voorkomen? Nauwelijks. Wie vervangt nu pre-actief regelmatig zijn veters? Niemand toch!
Maar een ondernemer moet stevig in zijn schoenen staan, en dat staat hij/zij op dat moment niet. Kortom een lastige situatie. Ik wil feitelijk de analogie trekken met uw onderneming. Ja, daar voel ik mij als accountant beter bij thuis. U beschikt over machines en systemen, en u leunt op zorgvuldig tot stand gekomen processen, al vele jaren. Alles werkt naar uw genoegen, en u kunt aandacht schenken aan de meer belangrijke zaken zoals sales of productie.
Echter alles wat je hebt of gebruikt is aan slijtage onderhevig, of je het ziet of niet. Denk aan uw veters!!! Daarom duik ik nu het diepe even in, en wel in de wereld van uw administratieve organisatie. Daar voel ik mij in ieder geval thuis, want dat is per slot van rekening mijn vak. Ik zie veel versleten administratieve systemen. Hoewel deze technisch nog wel werken, en hetzelfde doen als waar zij zoveel jaren geleden voor zijn aangeschaft, zou je deze administratieve organisatie eens kritisch tegen het licht moeten houden. Zowel vanwege de werking als de kosten.
Ik zie een geautomatiseerde omgeving, met allerlei applicaties die soms wel, doch vaak niet met elkaar samenwerken, een of meer administratieve medewerkers en papier, vooral veel papier. Waarom ik hier steeds kritischer naar kijk is het feit dat in de afgelopen jaren zich in ieder geval een evolutie heeft voltrokken, waarvan ik geneigd ben dit een revolutie te noemen.
Twee zaken zijn in dit geval te noemen, en dat zijn:
- Het voeren van een bedrijfsadministratie in de cloud
- De stormachtige opkomst van de elektronische factuur
Ik begin met dit laatste. De opkomst van de elektronische factuur biedt de mogelijkheden van elektronische verwerking nagenoeg zonder dat er nog een mensenhand, althans een toetsenbord aan te pas komt. Inboeken, autorisatie en betalen gaat zoveel sneller en eenvoudiger. Dit betekent een omvangrijke reductie van inspanning en kosten. Het verwerken van elektronische facturen, zowel in- als verkoop in combinatie met realtimeverwerking in een administratie van bankmutaties biedt u de mogelijkheid om tegen relatief lage inspanning, elke dag uw administratie helemaal up-to-date te houden.
Daarnaast is er mijn eerste punt, boekhouden in de cloud. Doordat uitsluitend een internetverbinding nodig is, kan op elk gewenst moment, op elke plaats de administratie worden gevoerd. En niet alleen invoeren wordt eenvoudiger, ook de output middels een dynamisch dashboard levert de ondernemer eindelijk die informatie op, die hij altijd wilde, maar nooit kreeg.
U merkt, ik ben enthousiast, doch ik moet mij temperen. De uitgever van dit blad heeft duidelijk aangegeven dat de omvang van dit artikel de 550 woorden niet te boven mag gaan. Jammer, want er is zoveel meer over te vertellen.
Wie meer wil weten kan contact met mij opnemen. Als accountant ben ik verbonden aan van der Meer Accountants & Adviseurs te Oosterwolde en Groningen, en de Adviesgroep voor Medische & Vrije Beroepen te Leek. «
Van der Meer
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.