Gepubliceerd op 17 september 2018

5 redenen waarom extern vergaderen een goed idee is

Een vergadering op kantoor is eenvoudig te organiseren: het is makkelijk, spaart tijd en geld en alles is binnen handbereik. Juist dat gemak kan ervoor zorgen dat een vergadering uiteindelijk helemaal niet zo effectief is als je zou willen. Hein Uitendaal, eigenaar van Landgoed Groenendaal in Heemstede, deelt vijf redenen waarom vergaderen buiten de deur succesvol is.

Hein: ‘Vergaderen roept toch een dubbel gevoel op. Enerzijds is het een wezenlijk onderdeel van een succesvolle organisatie. Iedere business draait om communicatie en dat is wat je doet met vergaderen: communiceren, kennis overdragen, ideeën delen, feedback krijgen. Anderzijds wordt het vaak gezien als een noodzakelijk kwaad omdat het op de werkvloer eigenlijk nooit uitkomt.
Je wilt nog even iets afmaken, wacht op een telefoontje, je wordt ‘uit je werk’ gehaald. En dat is precies de bedoeling van een vergadering op een externe locatie.’

Reden 1: Inspirerende omgeving

‘Vergaderen op kantoor is handig en vertrouwd. Je kent de omgeving, de mensen, de routine en dat maakt dat je in je comfortzone lekker achteroverleunt en de vergadering over je heen laat komen. Een vergadering tussen bijvoorbeeld eeuwenoude bomen doet iets anders met je. De omgeving is zowel inspirerend als rustgevend en dat maakt dat je rechtop zit, alert bent en je brein creatiever is. Out-of-the-box denken gaat vrijwel vanzelf!’

Reden 2: Privacy zonder afleiding

‘Op kantoor is ongestoord vergaderen eerder uitzondering dan regel. Er is altijd wel een collega die een andere collega ‘even dringend’ nodig heeft en op die manier de vergadering stillegt, of een telefoontje dat ‘even tussendoor’ moet. Als je niet uit zicht bent, ben je beschikbaar. Met de privacy die een plek in de natuur biedt, is iedereen even tijdelijk uit het zicht. Als de telefoons dan ook nog op stil staan, is de enige afleiding vogelgezang, eekhoorngescharrel en het ruisen van de wind door de bomen.’

Reden 3: Belangrijke waardering

‘De wekelijkse meet-up organiseer je natuurlijk gewoon op kantoor. Maar voor een brainstormsessie of een presentatie van de jaarplanning is het gebruik van een externe locatie een helder signaal waarmee de importantie duidelijk wordt gemaakt. Je investeert immers en dat zal niemand ontgaan, sterker nog, mensen voelen zich gewaardeerd omdat er ook in hen geïnvesteerd wordt. Op een gerenommeerde vergaderlocatie wordt er namelijk voor gezorgd dat het niemand aan iets ontbreekt. Uit ervaring weet ik dat het voor opdrachtgevers een groot voordeel is als een locatie in de basis een à la carte restaurant is. Omdat er zoveel mogelijkheden zijn qua flexibiliteit en eigen invulling. En niet onbelangrijk in deze tijd, een keukenbrigade is bedreven in het maken van aangepaste gerechten voor gasten die rekening moeten houden met een dieet, intolerantie of allergie.’

Reden 4: Gemak dient ieder mens

‘Het gemak van vergaderen op kantoor is praktisch gemak. Het gemak van extern vergaderen is meer gericht op comfort en welzijn, al dan niet met een kwalitatief culinair randje. In ons geval is het al meer dan 100 jaar onze corebusiness (daarom mogen we ons met trots sinds januari dit jaar ‘Hofleverancier’ noemen). We weten ondertussen wat onze gasten nodig hebben om zich prettig te voelen. Wat ook gemak biedt: goed bereikbaarheid, gratis parkeermogelijkheden en zo min mogelijk restricties qua tijdsduur of aantal deelnemers. Het is fijn als zalen te combineren zijn, als buiten vergaderen een optie is en het kan een voordeel zijn als de locatie exclusief te gebruiken is.

Reden 5: Tijd is geld

‘Daar kan ik kort over zijn; een vergadering buiten de deur brengt extra kosten met zich mee. Punt.  Maar: ook tijd is geld en omdat er ongestoord vergaderd wordt, de deelnemers actiever zijn en er een bepaalde tijdsdruk op zit wordt de vergadering efficiënt en dat scheelt tijd. Lees: geld.’

Let’s Meet in Green!

Onze partners